Офис-менеджер (секретарь/помощник руководителя/делопроизводитель)

Описание вакансии

Акционерное общество "Комплексные Системы 2020" - российская компания с 2007 года осуществляет проектирование и установку инженерно-технических средств охраны объектов со стороны акваторий.

В наш дружный и сплоченный коллектив нужен ответственный сотрудник на должность офис - менеджера (делопроизводитель).

Адрес офиса: г. Москва, ул. Поляны, дом 54, строение 1 .

Обязанности:

1. Ведение документооборота Компании:

• Прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, распределение по ответственным подразделениям, отслеживание сроков исполнения документов и поручений руководителя, фиксация результатов выполнения.
• Оформление регистрации приказов по основной деятельности, отслеживание сроков исполнения.
• Представление входящих документов руководителю организации или структурного подразделения для ознакомления и вынесения резолюций.

2. Формирование дел и архивное хранение:

• Актуализация номенклатуры дел Компании.
• Систематизация и формирование исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
• Контроль за физической сохранностью документов, находящихся в приемной или текущем архиве.
• Проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел и передача завершенных документов в архив Компании.

3. Работа с мини АТС:

• Приём и распределение телефонных звонков, исходящие звонки по организационным вопросам.

4. Работа с электронной почтой:

• Фильтрация электронной почты, деловая переписка, написание организационных рассылок, подготовка исходящих писем, оформление конвертов для отправки по почте и через курьерские службы.

5. Ведение протокола совещания и его оформление (фиксации хода обсуждения).

6. Работа в 1 С Предприятие:

• Оформление заявки на расходование денежных средств.
• Оформление авансовых отчетов.

7. Взаимодействие с курьером:

• Составление и формирование заданий курьеру (письменная корреспонденция, посылки, подарки), отслеживание выполнения заданий курьером.

8. Работа с оргтехникой:

• Осуществление копировально - множительных работ, сканирование и обработка документов с помощью ПО в рамках должностных обязанностей.

9. Организация жизнедеятельности офиса:

• Заказ воды, составление списков закупок необходимых товаров и канцелярии.

10. Поддержание чистоты и порядка в переговорной:

• Регулярный контроль наличия канцелярии, чая/ кофе и комфортной температуры воздуха.

11. Осуществление заказа пропусков и парковочных мест для посетителей.

12. Приготовление чая/кофе посетителям по запросу.

Требования:

• Среднее специальное образование по профилю деятельности или высшее образование.
• Практический аналогичный опыт работы не менее 2 лет.
• Грамотная устная и письменная речь. Правописание.
• Знание формирования номенклатуры дел.
• Опыт ведения протоколов совещаний.
• Уверенное владение 1С, ПК (MS Office: Word, Excel).
• Аккуратный внешний вид, отсутствие татуировок.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня.
• Стабильная "белая" заработная плата 120 000 рублей на руки без задержек два раза в месяц на карту.
• Социальный пакет (больничные, отпуска).
• Возможность профессионального и карьерного роста.
• График работы: 5/2, с 9:00 до 17:45, пятница до 16:30 нормированный.
• Корпоративный транспорт от/до метро Ул. Горчакова, Ушакова, д/ж станции Бутово.
• Организована комната приема пищи.
• Корпоративные мероприятия.
• Подарки детям.