Делопроизводитель (помощник генерального директора)

Описание вакансии

1. Требования:

-Коммуникабельность.

-Самостоятельность в зоне своей ответственности.

• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность и пунктуальность.

2. Знания и умения:

• Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами, порядок создания и ведения баз данных служебных документов;
• Правила организации и формы контроля исполнения документов;
• Навыки делового общения и ведения телефонных переговоров.
• Порядок работы с офисной техникой и программами для ПК (Word, Excel, PowerPoint), навыки организации видеоконференций (Zoom, Skype).

3.Непосредственные должностные обязанности

делопроизводителя Управления:

• планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.
• прием поступающей на рассмотрение генерального директора корреспонденции, передача её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;
• контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых генеральному директору на подпись;
• составление приказов по основной деятельности предприятия;
• редактирование служебных записок, запросов, ответов и иной документации, представляемой генеральному директору или направляемой контрагентам;
• учет и хранение документации;
• подготовка совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), ведение и оформление протоколов совещаний;
• осуществление контроля за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль;
• обеспечение приемной и офиса необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, водой и прочими расходными материалами;
• организация приема посетителей;
• содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• организация служебных командировок и участия в выставках, семинарах (заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, коммуникация с принимающими сторонами);
• отправка, получение и учёт корреспонденции, оплата счетов ФГУП Почта России;
• контроль уборки внутренних помещений офиса, мониторинг оплаты счетов по уборке,
• взаимодействие с типографией (приобретение визиток, табличек на офисные двери, штампов и другой полиграфической продукции);
• выполнение отдельных служебных поручений генерального директора.

Ведение воинского учета в организации (обучение в процессе работы).

Образование: высшее без предъявлений требований к стажу или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Протоколирование
• Организация встреч
• Внутренняя документация
• Исходящая документация
• Деловое общение
• Работа с оргтехникой
• Электронная почта