Помощник директора

Описание вакансии

Обязанности:

• Управление графиком и коммуникациями
• Планирование и координация: Ведение календаря директора, планирование встреч и совещаний, организация командировок (бронирование билетов, отелей, трансферов).
• Управление коммуникациями: Прием и фильтрация входящих звонков, писем и сообщений; оперативное доведение информации до руководителя; подготовка ответов от его имени.
• 2. Документооборот и делопроизводство
• Обработка документов: Прием, регистрация, контроль прохождения и редактирование входящей и исходящей корреспонденции, подготовка проектов приказов, писем, отчетов и презентаций.
• Контроль исполнения: Мониторинг сроков выполнения поручений и резолюций директора, доведение заданий до исполнителей.
• Архивация: Формирование дел в соответствии с номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
• 3. Организационная поддержка
• Подготовка мероприятий: Сбор материалов для совещаний, оповещение участников, ведение и оформление протоколов.
• Администрирование: Обеспечение рабочего места директора оргтехникой и канцелярией, организация приема посетителей.
• Дополнительные задачи: В ряде случаев — выполнение личных поручений руководителя, участие в проектной деятельности, подготовка аналитических справок

Требования:

• Технические навыки: Уверенное владение пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint), знание систем электронного документооборота (1С:Документооборот) и оргтехники.
• Знание делопроизводства: Понимание основ документооборота, правил оформления документов и делового этикета

—

Условия:

• Организаторские способности: Высокая организованность, пунктуальность, умение работать с большим объемом информации и переключаться между задачами.
• Коммуникабельность: Грамотная устная и письменная речь, навыки делового общения.
• Конфиденциальность: Ответственность, тактичность, умение хранить коммерческую или служебную тайну

—

Ключевые навыки

• Документооборот
• Делопроизводство
• Электронный документооборот
• 1С: Документооборот
• Документальное сопровождение
• Деловое общение
• исполнение поручений руководителя
• Телефонные переговоры
• Работа с оргтехникой
• Поиск информации в интернет
• Контроль исполнения решений
• Обеспечение жизнедеятельности офиса