Личный ассистент руководителя / Бизнес-ассистент

Описание вакансии

Ищем личного ассистента для первого руководителя компании - организованного, инициативного и самостоятельного специалиста, способного эффективно управлять задачами, оперативно находить необходимую информацию и контролировать исполнение поручений.

Нам нужен человек, который не ограничивается выполнением поставленных задач, а умеет предвидеть следующие шаги, предлагать решения и доводить начатое до результата.

Обязанности:

• Организационная поддержка руководителя: ведение рабочего и личного календаря, планирование встреч, совещаний, мероприятий и поездок.
• Организация поездок: бронирование билетов и гостиниц, заказ трансферов, планирование маршрутов и подготовка необходимых документов.
• Поиск и анализ информации: сбор, проверка и систематизация данных, подготовка аналитических справок, сравнительных таблиц, презентаций и кратких заключений.
• Координация проектов: административное сопровождение бизнес-проектов, взаимодействие с подрядчиками, юристами, консультантами и другими специалистами.
• Контроль исполнения задач: отслеживание сроков, координация ответственных лиц и контроль достижения запланированных результатов.
• Документооборот: подготовка деловых писем, запросов и служебных документов, организация согласования и подписания документов.
• Деловые коммуникации: ведение переписки от имени руководителя, взаимодействие с государственными органами, организациями и контрагентами.
• Выполнение личных и организационных поручений руководителя.
• Соблюдение конфиденциальности служебной и личной информации.

Требования:

• Опыт работы личным ассистентом, бизнес-ассистентом или помощником первого руководителя.
• Высокие организаторские способности, системность и умение работать в режиме многозадачности.
• Умение самостоятельно расставлять приоритеты, оперативно реагировать на срочные задачи и соблюдать сроки.
• Инициативность, самостоятельность и ориентация на результат.
• Навыки поиска, проверки, анализа и структурирования информации.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
• Уверенное владение MS Office, Google Workspace и инструментами управления задачами.
• Умение использовать современные ИИ-инструменты для поиска и анализа информации, подготовки материалов и оптимизации рабочих процессов.
• Внимательность к деталям, ответственность, дипломатичность и соблюдение конфиденциальности.

Мы предлагаем:

• Работу в быстроразвивающейся компании.
• Участие в решении разнообразных организационных и бизнес-задач.
• Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности.
• Условия оплаты труда обсуждаются по итогам собеседования.

Если вы умеете организовывать процессы, работать на опережение и обеспечивать результат — будем рады рассмотреть ваше резюме.

Ключевые навыки

• Планирование рабочего дня руководителя
• Контроль исполнения решений
• Исполнение личных поручений руководителя
• Административная поддержка руководителя
• Организация встреч
• Деловая переписка
• Организация деловых поездок
• Деловое общение
• Работа с большим объемом информации
• Деловая коммуникация
• Протоколирование