Офис-менеджер

Описание вакансии

Мы ищем инициативного и организованного офис менеджера, который сможет обеспечивать бесперебойную работу офиса и внедрять совершенствующие процессы. Идеальный кандидат — человек с лидерскими качествами, отличными коммуникативными навыками и опытом в организации офисных операций. Если вы готовы принять вызов и стать важной частью нашей команды, мы будем рады рассматривать ваше резюме!

Обязанности:

• Следить за функционированием офиса, взаимодействие с технической службой;
• Поддерживать порядок в офисе и комфортные условия для работников;
• Реализовывать документооборот организации (например, при поставке воды, канцелярии, техники и т.д.). Распределять по отделам входящую, исходящую корреспонденцию;
• Создавать письма, запросы, иные документы, относящиеся к деятельности организации, а также по поручению непосредственного руководителя. Вести переговоры с контрагентами, поставщиками, ремонтными мастерами в пределах своей компетенции;
• Вести учет остатков печатной продукции на складе;
• Взаимодействовать с отделом маркетинга по заказу промо материалов;
• Обеспечивать организацию канцтоварами, расходными материалами.Своевременно пополнять запасы;
• Организации встреч, подготовка переговорных комнат для встреч с гостями, организации обучения;
• Упаковывать и собирать продукцию организации в виде подарков от компании для контрагентов и покупателей по поручению вышестоящего руководителя;
• Отслеживать дни рождения сотрудников, подготавливать подарки;
• Помогать при организации внутренних и внешний мероприятий;
• Взаимодействовать с системным администратором для быстро решение технических вопросов;
• Вести учет техники, своевременно определять необходимость замены и доп закупки;
• Ежемесячно совершать аудит закупочных процедур;
• Инициировать оптимизацию затрат на обеспечение офиса в зоне своей ответственности;

Требования:

• Отличные организаторские и лидерские навыки;
• Умение эффективно планировать и распределять задачи;
• Знание офисных программ (MS Office, Google Workspace) и офисной техники;
• Способность быстро и самостоятельно принимать решения и работать в условиях многозадачности;
• Опыт работы с Битрикс24 (либо другими CRM системами).

Условия:

• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 в офисе;
• Официальное оформление;
• Светлый офис в центре Москвы (БЦ «Сухаревская Плаза», 3 минуты от метро);
• Оплачиваемые больничные и отпуск (28 дней);
• Выезды в загородные дома отдыха и SPA-отели.