Офис-менеджер

Описание вакансии

Инжиниринговая компания ООО "ИнтерЭнергоСтрой", специализируется на cтроительстве инженерных коммуникаций для водоснабжения и водоотведения, газоснабжения по всей РФ.

ИЭС предоставляет услуги строительного контроля и производит широкий диапазон проектных и строительно-монтажных работ в области гражданского и промышленного строительства, теплоснабжения и электроснабжения, водоснабжения и канализации на каждом этапе строительства.

Компания на рынке с 1997г. За годы успешной деятельности зарекомендовала себя как надежного работодателя.

Обязанности:

• Административная поддержка офиса:
• Организация и контроль хозяйственного обеспечения офиса: канцтовары, бытовая химия, вода, расходные материалы; ведение реестра запасов, формирование заявок на закупку, контроль сроков поставки.
• Поддержание порядка и комфортных условий в офисе: взаимодействие с клининговой службой, контроль уборки, мелкий бытовой сервис, фиксация потребностей в ремонте.
• Приём и распределение входящих звонков, фиксация обращений, маршрутизация по ответственным сотрудникам, ведение журнала звонков.
• Встреча гостей и посетителей, организация кофе-брейков, контроль зоны ресепшн, обеспечение пропускного режима (при наличии).

• Документооборот и делопроизводство:
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль сроков ответов, ведение реестров писем и запросов.
• Подготовка, копирование, сканирование, отправка документов (почта, курьер, ЭДО), контроль получения подтверждений и трек-номеров.
• Ведение архива: систематизация бумажных и электронных документов, соблюдение сроков хранения, быстрый поиск по запросам подразделений.
• Контроль наличия и актуальности доверенностей, приказов, внутренних регламентов в зоне своей ответственности; уведомление ответственных о сроках продления.

• Поддержка строительных и управленческих процессов:

—

• Координация внутренних заявок от отделов (закупки, стройка, ПТО, кадры): сбор исходных данных, контроль статусов, напоминания, фиксация результатов.
• Помощь в подготовке пакета документов для тендеров и закупок (сбор форм, проверка комплектности, контроль подписей и сроков).
• Взаимодействие с курьерскими и транспортными службами, почтовыми операторами; контроль доставки оригиналов, актов, счетов, закрывающих документов.
• Поддержка кадровых процессов в части документооборота: приём заявлений, выдача справок, контроль подписания кадровых документов, подготовка копий для внутренних запросов.

• Закупки и бюджет:

—

• Проведение мелких закупок для нужд офиса (канцтовары, хозтовары, бытовые позиции) в рамках утверждённого бюджета; сбор и сравнение КП, подготовка сводных таблиц.
• Контроль оплат и закрывающих документов по мелким закупкам, передача в бухгалтерию, сверка сроков и статусов

• Специфика строительной компании:

—

• Работа с типовыми формами строительной документации (КС-2, КС-3, акты, заявки) в части административной обработки: регистрация, сканирование, передача, контроль комплектности.
• Поддержка ПТО и сметного отдела в сборе и передаче исходных данных для исполнительной документации: фиксация статусов, сроков, ответственных, контроль возврата оригиналов.

Что необходимо:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником от 1–2 лет (опыт в строительстве или производственно-сервисной среде — плюс).
• Уверенное владение MS Office / Google Workspace (Excel: формулы, сводные таблицы, списки; Word: шаблоны, форматирование), системами ЭДО, облачными дисками.
• Понимание базовых принципов документооборота и делопроизводства, знание правил хранения и конфиденциальности документов.
• Организованность, внимание к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки вежливой деловой коммуникации (в том числе с подрядчиками и курьерами).
• Готовность к оперативным поручениям и небольшой физической нагрузке (приём поставок, перемещение коробок, помощь в организации мероприятий).
• Базовые знания строительной терминологии (СМР, ПТО, КС-2/КС-3) — будут плюсом.

Условия:

• Заработная плата от 80 000 в месяц на руки (после вычета НДФЛ). Обсуждается лично, зависит от компетенций
• Оформление: по Трудовому кодексу РФ (бессрочный трудовой договор), полная занятость.
• График: 5/2, 09:00–18:00.
• Место работы: Москва, улица Сталеваров, 3 Л, строение 1. Работа строго в офисе (без гибрида).
• Испытательный срок: 3 месяца.
• Соцпакет: оплачиваемые больничные и отпуска по ТК РФ