Секретарь

Описание вакансии

ООО «ПРОКС» — это динамично развивающаяся компания, основанная в 2016 году. Начиная свою деятельность как подрядная организация и постепенно расширяя масштабы своей деятельности, за короткий промежуток времени мы превратились в современную строительную компанию, с собственным штатом высококвалифицированных специалистов, парком строительной техники, современными строительными технологиями и уникальным опытом строительства.

Должность предполагает временное замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (декретная ставка). Заключается срочный трудовой договор (от 1,5 до 3 лет).

Обязанности:

• Документооборот и делопроизводство:
• Приём заявлений и документов от сотрудников, передача их на подпись директорам.
• Приём, отправка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции (присвоение номеров, ведение журналов).
• Составление сопроводительных писем.
• Ведение архива всех документов.
• Проверка электронной почты, перенаправление писем коллегам по зоне ответственности.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса:
• Своевременный заказ канцелярии, оргтехники, продуктов, воды, хозяйственных материалов, заправка картриджей.
• Контроль за работой офисной оргтехники, при поломках — передача заявок IT-специалисту.
• Организация рабочего места для новых работников (заказ оргтехники, компьютера, канцелярии).
• Ведение инвентаризации оргтехники в 1С (закрепление за сотрудниками, печать накладных, выдача под подпись).

• Поддержка директоров и организация мероприятий:
• Составление графика встреч, совещаний и других мероприятий директоров, их организация (утренние напоминания).
• Подготовка совещаний: сбор информации, оповещение участников о времени, месте и повестке дня, ведение и оформление протоколов.
• Организация командировок сотрудников (покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.).
• Обработка и передача директорам требуемой информации.
• Выполнение отдельных служебных поручений директоров.

• Коммуникации и приём посетителей:
• Приём телефонных звонков и своевременное доведение информации до сотрудников.
• Организация приёма посетителей.

• Поддержание порядка в офисе:
• Контроль чистоты и порядка на своём рабочем месте, в совещательной комнате, кабинете директоров, кухне (протирать пыль, поливать цветы, наводить порядок на столах, задвигать стулья, следить за чистотой посуды).
• В период отсутствия уборщицы (вынос мусора, пополнение расходных материалов: туалетная бумага, бумажные полотенца).

Требования к соискателю:

• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года (офис-менеджер, секретарь, административный ассистент).
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С (желательно).
• Знание делового этикета и навыков деловой переписки.
• Организованность, ответственность, пунктуальность, коммуникабельность.
• Умение работать с большим объёмом информации и многозадачностью.
• Аккуратность и внимательность к деталям.

Условия работы:

• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ, срочный трудовой договор (декретная ставка).
• Конкурентная заработная плата с выплатой 2 раза в месяц.
• Комфортные условия в офисе: комната для приема пищи, кофемашина.
• Расположение офиса в центре города, вблизи остановок общественного транспорта, наличие парковки для сотрудников.
• Возможности для обучения и профессионального развития (компания поддерживает сотрудников, повышающих квалификацию).
• Корпоративные и спортивные мероприятия.
• Режим работы: пятидневная рабочая неделя с 09:00 до 18:00.

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Организация встреч
• Делопроизводство
• Деловое общение
• Умение работать в коллективе
• Офисная техника
• Исходящая документация