Специалист ректората по внешним коммуникациям

Описание вакансии

Обязанности:

• Протокольное сопровождение мероприятий с участием ректора. Готовить и согласовывать программы визитов, встреч, приёмов, совещаний: порядок выступлений, рассадку, регламент, тайминг, символику, церемониал.
• Ведение и оформление протоколов заседаний/совещаний. Фиксировать повестку, выступления, решения, поручения, ответственных и сроки.
• Контроль исполнения протокольных поручений. Вести реестр поручений из протоколов, напоминать исполнителям, собирать отчёты о выполнении, докладывать руководству о статусе.
• Координация с другими подразделениями при подготовке мероприятий. Согласовывать с хозяйственными и административными службами вопросы помещения, техники, навигации, пропусков, безопасности, сувенирной продукции, фото- и видеофиксации.
• Работа с внешними делегациями и гостями. Участвовать в подготовке программ для официальных делегаций, списков участников, памяток, переводов материалов, контролировать соблюдение протокольных норм при приёме гостей.
• Готовить тексты для выступлений ректора (приветственные слова, доклады, обращения) либо участвовать в их согласовании вместе с аппаратом ректора.
• Оперативно снимать мероприятия с участием ректора. Присутствовать на ключевых событиях (совещания, награждения, подписания, визиты делегаций, открытия), фиксировать хронику: от общего плана до крупных планов лиц и деталей (рукопожатия, вручение наград, документы).
• Взаимодействовать с пресс-службой. Передавать фото в установленные сроки, согласовывать ключевые кадры с пресс-секретарём, помогать с подписями (кто изображён, что происходит, дата, место).
• Обеспечивать присутствие ректора на ключевых темах. Оперативно реагировать на важные инфоповоды
• Взаимодействовать с аудиторией. Отвечать на комментарии и сообщения в рамках утверждённых правил
• Координировать съёмки и прямые эфиры. Согласовывать время и место, ставить ТЗ фотографу/видеооператору, готовить вопросы для интервью, собирать обратную связь после.

Требования:

• Подтвержденный опыт от 1 года в организации протокола первого лица.
• Пунктуальность
• Умение работать с Битрикс-24, оргтехникой и соцсетями

Условия:

• График: 5/2 с 9:00 до 18:00 (в пятницу до 17:00)
• Отпуск: 28 календарных дней (в летний период)
• На территории есть столовая (комплексный обед 370 руб.)
• Возможность бесплатно заниматься спортом на территории академии
• Карьерный рост через 1 год работы

Ключевые навыки

• Пунктуальность
• Организация мероприятий
• Административная поддержка руководителя
• Протоколирование
• Организаторские навыки
• Контроль исполнения решений