Банкетный менеджер

Описание вакансии

Обязанности:

• Зоны ответственности в должности банкетного менеджера.
• Работа с заказчиком
• Приём и обработка входящих заявок.
• Создание исходящих заявок по имеющейся базе клиентов.
• Первичная консультация по возможностям площадки, меню, формату и условиям проведения мероприятия.
• Выявление потребностей и пожеланий заказчика.
• Проведение встреч и показов площадки.
• Согласование всех организационных и технических деталей мероприятия.
• Подготовка коммерческого предложения и расчёт стоимости.
• Согласование и сопровождение договора.
• Поддержание коммуникации с заказчиком на всех этапах подготовки мероприятия.
• Планирование мероприятия
• Составление подробного плана и тайминга мероприятия.
• Согласование меню с заказчиком, шеф-поваром и кухней.
• Определение необходимого количества обслуживающего персонала.
• Формирование плана обслуживания и распределение зон ответственности между сотрудниками.
• Планирование необходимого инвентаря, посуды, текстиля и оборудования.
• Координация технических и организационных вопросов, необходимых для проведения мероприятия.
• Согласование работы внешних подрядчиков в рамках организационной части мероприятия.
• Подготовка площадки
• Контроль готовности площадки к мероприятию.
• Контроль расстановки столов, посадочных мест и необходимого оборудования согласно согласованному плану.
• Организация своевременной доставки необходимого инвентаря и оборудования.
• Координация монтажных и демонтажных работ в своей зоне ответственности.
• Взаимодействие с кухней, техническим персоналом, подрядчиками и другими службами площадки.
• Проведение финальной проверки готовности перед началом мероприятия.
• Управление персоналом и проведение мероприятия
• Постановка задач официантам, барменам и другому задействованному персоналу.
• Проведение инструктажа перед мероприятием.
• Контроль выхода и работы персонала.
• Контроль сервировки, подачи блюд и напитков и соблюдения стандартов обслуживания.
• Контроль взаимодействия кухни и зала.
• Контроль тайминга мероприятия.
• Оперативное решение возникающих вопросов и форс-мажорных ситуаций.
• Постоянная коммуникация с заказчиком во время мероприятия.
• Контроль качества сервиса и соответствия фактического проведения мероприятия согласованным условиям.
• Завершение мероприятия
• Контроль корректного завершения мероприятия.
• Организация демонтажа и возврата оборудования и инвентаря.
• Контроль приведения площадки в порядок.
• Решение возникающих вопросов по итогам мероприятия.
• Получение обратной связи от заказчика.
• Документация и финансовый контроль
• Ведение актуальной информации по мероприятиям.
• Контроль согласованных услуг, количества гостей и дополнительных позиций.
• Контроль оплат и дополнительных расходов в рамках своей зоны ответственности.
• Подготовка и передача необходимой отчётности.
• Работа с закрывающими документами и сверками — в случае, если это предусмотрено внутренними процессами компании.
• Работа с клиентской базой
• Сопровождение повторных обращений.
• Поддержание долгосрочных отношений с заказчиками.
• Работа с обратной связью.
• Предложение дополнительных услуг площадки и возможностей для последующих мероприятий

Ключевые навыки

• Организаторские навыки
• Деловое общение
• Организация мероприятий
• Деловая коммуникация
• Телефонные переговоры
• Умение планировать
• Умение работать в коллективе