Офис-менеджер

Описание вакансии

О компании

Мы — независимая расчётная небанковская организация, основанная в 2025 году на стыке классического банкинга и финтеха.

Наша миссия — создать для вас удобный, быстрый и прозрачный платёжный сервис для международных расчётов, где надёжность встречается с технологичностью.

Основная задача — обеспечивать бесперебойную работу офиса, создавать комфортные условия для сотрудников и организовывать административные процессы.

• Встречать посетителей, клиентов и партнёров компании, уведомлять сотрудников об их прибытии, координировать оформление пропусков и помогать гостям с навигацией в офисе.
• Принимать и распределять входящие звонки, письма и запросы, предоставлять информацию в пределах своей компетенции и направлять обращения ответственным сотрудникам. Осуществлять исходящие звонки по организационным вопросам.
• Организовывать административный документооборот: регистрировать входящие и исходящие документы, передавать их на рассмотрение и подпись, контролировать возврат оригиналов, обеспечивать систематизацию и хранение документов.
• Выполнять административные поручения руководителя, отслеживать сроки исполнения поручений, направлять напоминания ответственным сотрудникам и информировать руководителя о статусе выполнения.
• Организовывать отправку и получение корреспонденции: оформлять курьерские и почтовые отправления, взаимодействовать со службами доставки, отслеживать сроки доставки и вести учёт отправлений.
• Обеспечивать офис канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами, расходными материалами и другими необходимыми ресурсами: собирать заявки, контролировать остатки, организовывать закупки в рамках согласованного бюджета и распределять товары между сотрудниками.
• Взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками по вопросам жизнеобеспечения офиса, согласовывать условия поставок и оказания услуг, контролировать сроки и качество исполнения, передавать закрывающие документы в бухгалтерию.
• Следить за состоянием офисных помещений, мебели и оргтехники, своевременно направлять заявки на ремонт и обслуживание, координировать работу клининга, технических специалистов и представителей арендодателя.
• Оказывать организационную поддержку при проведении встреч и совещаний: бронировать переговорные, готовить помещения и необходимые материалы, координировать обслуживание гостей.
• Помогать сотрудникам в решении текущих административно-хозяйственных вопросов, взаимодействовать с подразделениями компании и участвовать в совершенствовании офисных процессов.

Наши пожелания к кандидатам:

• Уверенное владение ПК: Word, Excel, СЭДО на базовом уровне, электронная почта и календарь; умение пользоваться офисной техникой.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и вежливого общения с посетителями, сотрудниками и подрядчиками.
• Базовое понимание документооборота: приём, регистрация, отправка и систематизация документов.
• Организованность, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и контролировать сроки выполнения задач.
• Ответственность, самостоятельность в решении текущих вопросов и готовность осваивать новые процессы.
• Аккуратность при работе с документами и конфиденциальной информацией. Такой набор соответствует базовым административным задачам офис-менеджера

Что мы предлагаем:

• Конкурентный оклад и премия за выполнение и перевыполнение плановых показателей
• График работы: 5/2, СБ и ВС - выходной
• ДМС и страхование выезжающих за рубеж после прохождения испытательного срока
• Дружный коллектив и опытный руководитель
• Возможности для карьерного роста: ты будешь понимать, что нужно сделать для перехода на другой уровень

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Организация корпоративных мероприятий