Офис-менеджер

Описание вакансии

Обязанности:

Административно-хозяйственное обеспечение офиса

• Обеспечение бесперебойной работы офиса: организация и контроль наличия всего необходимого (расходные материалы, канцелярские товары, чай/кофе и т.п.
• Организация и контроль уборки офисных помещений, поддержание чистоты, порядка и надлежащее состояние рабочих зон, переговорных, кухонной зоны и общих помещений.
• Взаимодействие с арендодателями.

Документооборот и учёт

• Работа с первичной документацией: формирование заказов, заявок на оплату, заявок на доставку и иные документы в 1С.
• Оформление и контроль получения закрывающих документов от поставщиков: счетов, счетов-фактур, универсальных передаточных документов, актов оказанных услуг и т.п.
• Ведение реестров договоров, заказов, заявок, поставок, оплат и иной необходимой учётной документации.
• Работа в системе электронного документооборота (ЭДО).
• Обеспечение своевременной передачи документов в бухгалтерию и иные подразделения.

Корреспонденция

• Прием и распределение входящей корреспонденции, поступающей от курьерских служб и Почты России, обеспечение своевременной передачи документов адресатам.
• Организация отправки внешней корреспонденции.
• Оформление пропусков для сотрудников, гостей и подрядчиков.

Приём гостей и корпоративная культура

• Организация деловых встреч, встреча гостей.
• Организация поздравлений сотрудников с днём рождения.
• Участие в организации корпоративных мероприятий, поздравлений, подарков сотрудникам и клиентам, а также иных мероприятий.

Поддержка подбора персонала

• Административная поддержка рекрутинговым процессам: координирование встреч с кандидатами, подготовка переговорных.
• Может привлекаться к поиску кандидатов на открытые вакансии в соответствии с задачами, поставленными руководителем: размещение вакансий, поиск резюме, первичный телефонный скрининг, координация собеседований.

Требования:

• Опыт аналогичной работы от 2-х лет.
• Доброжелательность и коммуникабельность, желание помогать коллегам по возникающим вопросам.
• Хорошо поставленная устная и письменная речь, умение взаимодействовать с сотрудниками, руководителями, поставщиками и гостями.
• Опыт работы в 1С, либо готовность быстро освоить работу с заявками и документами в 1С.
• Опыт работы с электронным документооборотом (ЭДО).
• Внимательность, ответственность, умение работать с большим количеством разноплановых задач.
• Умение работать самостоятельно, проактивная позиция в части предложений по улучшениям.

Условия:

• Работа в стабильной ИТ-компании (более 30 лет на рынке).
• Офис в пешей доступности от метро Кожуховская.
• Официальное трудоустройство, график работы 5/2.
• Дополнительный оплачиваемый выходной в день рождения.
• ДМС согласно принятой в компании программе.
• Электроника, техника, и другие товары от наших партнеров со специальными скидками для сотрудников.