Офис-менеджер

Описание вакансии

Группа Компаний «МеталлЭнергоХолдинг» приглашает офис-менеджера с функцией административного помощника руководителя. В зоне ответственности — ежедневная организация работы офиса, документооборот, координация встреч и рабочих поручений руководителя. Ищем самостоятельного и системного специалиста, который умеет держать под контролем сроки, документы и организационные вопросы.

Мы работаем в промышленном B2B-сегменте и взаимодействуем с подразделениями продаж, закупок, инженерного и производственного направлений. Поэтому в этой роли особенно важны деловая коммуникация, аккуратность, конфиденциальность и способность быстро переключаться между задачами без потери качества.

Что будет в вашей зоне ответственности

1. Организация работы офиса

• Обеспечение бесперебойной работы офиса: канцтовары, вода, расходные материалы, хозяйственные и административные заявки.
• Приём и распределение входящей корреспонденции, организация отправки писем и посылок через курьерские службы.
• Встреча посетителей, подготовка переговорных комнат, организация внутренних встреч и деловых мероприятий в офисе.
• Взаимодействие с курьерскими службами, управляющей компанией, подрядчиками и поставщиками по административным вопросам.
• Контроль порядка в офисных процессах и своевременное решение текущих организационных вопросов.

2. Документооборот и административное сопровождение

• Ведение и актуализация реестров договоров, спецификаций, писем, счетов и другой рабочей документации.
• Сканирование, систематизация, архивирование, передача и контроль возврата документов.
• Подготовка деловых писем, служебных записок, сопроводительных документов и типовых административных материалов.
• Контроль подписания и движения документов в пределах своей зоны ответственности.
• Ведение рабочих таблиц, списков, реестров и сводной информации по поручению руководителя.

3. Административная поддержка руководителя

• Ведение и актуализация рабочего календаря руководителя: встречи, созвоны, совещания и контроль изменений в расписании.
• Подготовка материалов к совещаниям: документы, краткие справки, повестки, перечни вопросов и необходимая исходная информация.
• Фиксация рабочих поручений, контроль согласованных сроков и корректные напоминания ответственным сотрудникам.
• Сбор, проверка комплектности и консолидация информации от подразделений для руководителя.
• Организация служебных командировок: билеты, гостиницы, маршрут, календарь поездки и необходимые организационные материалы.
• Подготовка деловой переписки, организационных сообщений и ответов по поручению руководителя.
• Работа с конфиденциальной информацией, документами и внутренними данными компании с соблюдением деловой этики.
• Выполнение иных административных поручений руководителя, связанных с рабочей деятельностью компании. Личные бытовые поручения в функционал вакансии не входят.

Что важно для успешной работы

• Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём, координатором или помощником руководителя от 1 года.
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и календарями; опыт работы в 1С или CRM будет преимуществом.
• Грамотная устная и письменная речь, умение вести корректную деловую переписку.
• Умение расставлять приоритеты, одновременно вести несколько задач и контролировать сроки исполнения.
• Высокая внимательность к деталям: датам, суммам, реквизитам, документам и договорённостям.
• Дисциплинированность, пунктуальность, тактичность и умение соблюдать конфиденциальность.
• Спокойная и профессиональная коммуникация с руководителями, сотрудниками, клиентами, подрядчиками и посетителями офиса.

Что мы предлагаем

• Официальное трудоустройство по ТК РФ и полностью официальную заработную плату.
• Заработная плата 65 000–85 000 ₽ на руки. Конкретный уровень предложения в пределах вилки определяется по итогам собеседования и зависит от релевантного опыта, самостоятельности, уровня административных навыков и опыта поддержки руководителя.
• График 5/2, полный рабочий день, офисный формат работы.
• Современный офис в центре Екатеринбурга, БЦ «Высоцкий»; для сотрудников предусмотрен оплачиваемый паркинг.
• Понятную зону ответственности: офисные процессы, документооборот и административная поддержка руководителя без размывания роли на несвязанные функции.
• Работу в промышленной группе компаний с несколькими направлениями бизнеса, проектными задачами и филиальной структурой.
• Возможность развивать компетенции в административном управлении, документообороте и работе с руководителем.

Кому подойдёт эта роль

Эта позиция подойдёт человеку, которому комфортно быть организационным центром офиса: поддерживать порядок в документах, контролировать сроки, заранее замечать организационные риски и снимать с руководителя рутинные административные вопросы.

Нам важен не просто исполнитель, а надёжный координатор: человек, который умеет самостоятельно собрать информацию, предложить понятный следующий шаг, зафиксировать договорённости и довести задачу до завершения.

Как откликнуться

В сопроводительном письме кратко расскажите, какие офисные и административные задачи вы вели самостоятельно, работали ли с календарём и поручениями руководителя, какие реестры и документы сопровождали и как контролировали несколько параллельных задач.