Офис-менеджер

Описание вакансии

Обязанности:

• работа с генеральным и исполнительным директором: подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителей, выполнение личных поручений (чай/кофе, перекус);
• обеспечение безупречной работы офиса и кофе-рум;
• ответы на входящие телефонные звонки, переключение звонков на профильных сотрудников, приём и передача сообщений;
• встреча и сопровождение гостей, чай/кофе/кондитерские товары для высшего руководства и гостей предприятия;
• заказ пропусков для гостей и подрядчиков;
• отправка и получение корреспонденции в Почте России и других почтовых/курьерских службах;
• взаимодействие со службами предприятия по вопросам жизнеобеспечения офиса;
• организация и контроль документооборота предприятия;
• ведение протоколов совещаний (при необходимости);
• осуществление приема, регистрации корреспонденции в системе ЭДО.

Требования:

• опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём или делопроизводителем (предпочтение – на промышленном предприятии) не менее 3 лет;
• грамотная устная и письменная речь;
• знание основ делового общения и этикета;
• уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), навыки работы с оргтехникой
• опыт работы документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию);
• опыт работы в 1С: Документооборот и других системах ЭДО;
• навык подготовки и контроля протоколов совещаний (фиксация задач, принятых решений и поручений руководителя);
• системность и внимательность к деталям, нацеленность на результат;
• высокий уровень организаторских способностей;
• аккуратность, ответственность, умение работать с несколькими задачами одновременно;
• вежливость и пунктуальность.

Условия:

• 5-дневная рабочая неделя (с 9.00 до 17.30, обед 30 мин.)
• официальное трудоустройство;
• заработная плата обсуждается на собеседовании ( 100% "белая" зарплата, выплата 2 раза в месяц);
• новогодние подарки для детей сотрудников;
• возможность посещения собственного спортзала на территории;
• корпоративные праздники и мероприятия;
• столовая на территории предприятия для сотрудников;
• парковка для автомобилей.