Офис-менеджер (помощник менеджера)

Описание вакансии

Ищем ответственного офис‑менеджера, который станет «центром координации» и помощником для дизайнеров и руководителя отдела продаж: обеспечит бесперебойную обработку входящих запросов, контроль документооборота и оперативную передачу информации между отделами.

Что нужно будет делать

• Обработка входящих обращений: звонки, почта, мессенджеры, формы на сайте. Первичная квалификация запросов, фиксация в CRM, распределение по ответственным (дизайнеры, менеджеры, производство).
• Информационная поддержка клиентов: ответы на типовые вопросы по срокам, стоимости, материалам, доставке, гарантиям; подготовка и отправка КП, каталогов, образцов, презентаций.
• Поддержка дизайнеров: приём и структурирование ТЗ от клиентов, передача данных дизайнерам, контроль сроков подготовки эскизов и 3D‑визуализаций, организация согласования с клиентом.
• Помощь руководителю отдела продаж: подготовка коммерческих предложений, спецификаций, договоров, счетов; контроль статусов сделок, напоминания, сбор недостающих данных.
• Документооборот: регистрация входящих/исходящих писем, ведение реестров, контроль сроков ответов, архивация, сканирование, отправка документов (почта, курьер, ЭДО).
• Координация внутренних процессов: согласование сроков с производством и логистикой, информирование всех сторон об изменениях, контроль исполнения поручений.
• Административные задачи.

Мы ждём от кандидата

• Опыт работы офис‑менеджером или помощником от 1 года .
• Уверенное владение MS Office (Excel, Word), CRM (Bitrix24/другой), мессенджерами, электронной почтой.
• Понимание жизненного цикла заказа в производстве (приём ТЗ — эскиз — производство — доставка) будет плюсом.
• Грамотная устная и письменная речь, умение корректно и вежливо общаться с клиентами.
• Способность держать в фокусе несколько задач, расставлять приоритеты, работать с дедлайнами.
• Внимательность к деталям, ответственность, готовность помогать команде.

Условия:

• Официальное трудоустройство,
• Стабильная заработная плата (60000 оклад + % KPI),
• Место работы: г. Калуга,
• График работы 5/2, с 9-18
• Постоянное профессиональное обучение,
• Входящий трафик клиентов,
• Дружный и заряженный много зарабатывать коллектив,
• Гибкое и адекватное руководство: систему мотивации готовы обсудить по результатам собеседования.

Ключевые навыки

• Активные продажи
• Работа на выставках
• Анализ конкурентной среды
• Консультирование клиентов
• Работа с CRM
• Подготовка коммерческих предложений