Секретарь (с дополнительными функциями делопроизводителя)

Описание вакансии

Обязанности:

• Ведение базы данных документов при работе в системе электронного документооборота;
• Ведение информационно-справочной работы;
• Осуществление контроля оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) и регистрацию исходящих документов, переданных структурными подразделениями Учреждения на подпись директору;
• Осуществление разработки номенклатуры дел Учреждения;
• Проведение формирования дел;
• Подготовка документов по основной деятельности по истечению сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив Учреждения, составление установленной отчетности;
• Составление описей и проведение оформления дел для документов долговременного и постоянного сроков хранения;
• Организация хранения и обеспечение сохранности документов по основной деятельности, поступивших в архив Учреждения;
• Выдача архивных копий и документов по запросам, с составлением необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива;
• Проверка сроков хранения документов, составление протоколов работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• Участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• Ведение протокола мероприятий, проводимых директором Учреждения и доведение протоколов до должностных лиц;
• Осуществление печати служебных документов и других материалов, размножение служебных документов;
• Составление проектов распорядительных и информационно-справочных документов по поручению директора;
• Составление номенклатуры дел;
• Иные поручения директора.

Требования:

• Умение работать с информационной и компьютерной техникой;
• Ответственность, внимательность и точность к деталям;
• Умение структурировать информацию, работать с базами данных, искать и анализировать данные;
• Высшее либо средне-специальное профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование. Возможно трудоустройство учащихся последних курсов;
• Знание этики делового общения, делового этикета и служебной субординации.

Условия:​​​​​​​

• Оплачиваемый отпуск, больничный;
• Полный соц. пакет;
• Оформление по ТК РФ

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Входящая корреспонденция
• Офисная техника
• Электронная почта
• Ведение архива
• Поиск информации в интернет
• Исполнение личных поручений руководителя
• Передача документации на исполнение
• Предварительное рассмотрение документации
• обработка входящей корреспонденции
• Телефонные переговоры