Офис-менеджер

Описание вакансии

Ищем опытного офис-менеджера в наш офис в Москве, который любит порядок, умеет создавать комфортную атмосферу в офисе.

Если вы внимательны к деталям, умеете работать с людьми и держать под контролем множество организационных вопросов — будем рады познакомиться!

Что предстоит делать: Администрировать офис и встречать гостей

• контролировать входную зону и доступ в офис;
• встречать гостей, курьеров и посетителей, помогать с навигацией;
• принимать и распределять входящие звонки;
• организовывать чай/кофе для гостей;
• контролировать готовность переговорных комнат и их бронирование через Битрикс24.

Отвечать за комфорт и жизнеобеспечение офиса

• заказывать канцтовары, хозяйственные товары, воду, продукты для кухни и снеки;
• контролировать остатки и своевременно пополнять запасы;
• взаимодействовать с сервисными и обслуживающими организациями;
• следить за порядком и уютом в офисе, на кухне, в переговорных и зонах отдыха;
• обслуживать чайные и кофейные зоны: пополнение запасов, загрузка зерна, базовый уход за кофемашинами, вызов сервиса.

Работать с документами и корреспонденцией

• принимать и распределять входящую и исходящую корреспонденцию;
• помогать подразделениям с физическим движением документов: печать, сканирование, сбор подписей, передача оригиналов;
• обеспечивать своевременную отправку документов и корреспонденции.

Организовывать курьерские доставки

• взаимодействовать с курьерскими службами;
• оформлять и координировать доставки и отправления.

Что для нас важно:

• опыт работы офис-менеджером, секретарём, помощником руководителя от 1 года;
• высшее образование;
• уверенное владение ПК, MS Word и Excel;
• опыт работы с офисной техникой;
• грамотная устная и письменная речь;
• понимание основ делового этикета;
• опыт работы в 1С будет преимуществом.

Особенно ценим:

• внимательность и организованность;
• доброжелательность и грамотную коммуникацию;
• ответственность и исполнительность;
• умение работать в режиме многозадачности;
• инициативность и проактивность;
• способность самостоятельно замечать проблему и решать её, не дожидаясь поручения.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня;
• график 5/2, с 9:00 до 18:00;
• выходные — суббота, воскресенье и государственные праздники;
• официальная заработная плата: оклад + квартальные премии по результатам работы;
• современный и стильный офис в центре Москвы, 3 минуты пешком от метро «Курская»;
• ДМС после прохождения испытательного срока.

Почему эта работа может вам подойти? Это роль для человека, который любит, когда всё работает, всё на своих местах и коллегам комфортно. Здесь много самостоятельности, общения и разных организационных задач — каждый день не похож на предыдущий.

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Работа с оргтехникой
• Телефонные переговоры
• Прием и распределение звонков
• Деловая переписка