Ассистент руководителя

Описание вакансии

Образование

• высшее или среднее специальное образование;

Опыт работы

• опыт работы ассистентом руководителя,— желательно от 2 лет;

Обязанности:

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• Прием, регистрация и передача документов;
• Заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей и необходимых товаров для офиса и кухни;
• Поддержание порядка и наличия необходимых расходных материалов в офисе руководителя;
• Встреча и сопровождение гостей Генерального директора;
• Организация чай/кофе для гостей и помощь в создании комфортных условий во время встреч;
• Организация деловых поездок руководителя: покупка авиабилетов/жд-билетов, при необходимости — бронирование гостиниц;
• Выполнение текущих организационных и административных поручений руководителя;
• Взаимодействие с сотрудниками и другими подразделениями компании по рабочим вопросам.
• Организация рабочего дня руководителя.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Ведение реестра поручений с указанием ответственного и срока.
• Подготовка справок, отчетов, таблиц и презентаций.
• Организация совещаний, подготовка повестки и протоколов.
• Контроль исполнения решений совещаний.
• Организация встреч и переговоров.
• Подготовка документов на подпись руководителю.
• Контроль входящей и исходящей корреспонденции.
• Подготовка руководителю оперативной информации о проблемах, задержках и рисках.
• Важно: опыт работы именно с руководителем будет преимуществом, но не является обязательным.

Требования:

• Грамотная устная и письменная речь;
• высокая организованность;
• ответственность за сроки;
• внимательность к документам и цифрам;
• умение работать с большим объемом информации;
• грамотная устная и письменная речь;
• дипломатичность;
• стрессоустойчивость;
• умение самостоятельно доводить поручение до результата;
• способность напоминать ответственным о сроках и добиваться исполнения;
• конфиденциальность;
• инициативность.
• Ответственность, пунктуальность и внимательность;
• Организованность и умение держать несколько задач под контролем;
• Вежливость и доброжелательность в общении;
• Умение работать с документами и офисными программами;
• Готовность оперативно выполнять поручения руководителя;
• Опыт работы офис-менеджером, секретарем, администратором или ассистентом будет преимуществом;
• Презентабельный внешний вид и деловой стиль общения.
• Знание AutoCAD-желательно. Если опыта нет на AutoCAD, готовы рассмотреть сотрудника с хорошей обучаемостью и желанием освоить программу.

Условия:

• Работа непосредственно с Генеральным директором крупной строительной компании;
• Стабильная работа в надежной компании;
• Официальное трудоустройство;
• Пятидневная рабочая неделя;
• Комфортный офис;
• Обучение и полноценная передача дел от действующего офис-менеджера;
• Рабочий график: понедельник–пятница, с 09:00 до 18:00;
• Если у руководителя проходят поздние совещания или встречи, иногда может потребоваться задержаться. При этом руководитель часто бывает в командировках по филиалам в других городах, поэтому в такие дни график может быть более гибким и его можно заранее согласовать.

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Управление офисами
• Деловая переписка
• Деловое общение
• Организация работы приемной
• Прием посетителей
• Хозяйственное обеспечение офиса