Секретарь (Личный помощник)

Описание вакансии

Успешная компания ищет надежного, ответственного и организованного личного помощника первого руководителя для работы в офисе. Вакансия совмещает в себе классический офис-менеджмент, ведение финансовой отчетности и выполнение личных поручений руководителя. Необходим человек, который станет «правой рукой» и доверенным лицом, способным решать задачи любой сложности.

Обязанности:

• Ведение делопроизводства.
• Прием и перераспределение телефонии.
• Приём, перераспределение документов (корреспонденции) по структурным подразделениям, ознакомление.
• Взаимодействие со всеми структурными подразделениями компании и дополнительными офисами.
• Взаимодействие с VIP-персонами: встреча и сопровождение ключевых партнеров, клиентов и гостей руководителя, соблюдение высоких стандартов бизнес-этикета.
• Обеспечение организационного, информативного и документального сопровождения деятельности руководителя, планирование рабочих встреч и личного расписания.
• Travel-поддержка: бронирование билетов, отелей, организация поездок (включая членов семьи).
• Выполнение личных поручений руководителя (взаимодействие с домашним персоналом, бытовые вопросы, покупка подарков, химчистка и тд.), учет личных и представительских расходов, еженедельные отчеты по тратам.
• Приготовление кофе, чая для руководителя и его гостей по запросу.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса и приемной руководителя.

Требования:

• Знание делопроизводства.
• Уверенный пользователь ПК (офисный пакет);
• Аккуратность и чистоплотность.
• Умение работать с офисной техникой и программами.
• Опыт работы личным помощником, секретарем или PA от 2-х лет в премиальном сегменте (обязателен опыт работы с VIP-персонами и первыми лицами компаний).
• Опыт ведения бюджетов, финансовой отчетности и работы с таблицами .
• Понимание принципов абсолютной конфиденциальности и защиты персональных данных руководителя, членов семьи, партнёров.
• Грамотная устная речь и письменная грамотность, безупречное знание делового этикета.
• Уверенный пользователь ПК, MS Office, CRM, мессенджеров.
• Высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
• Готовность к ненормированному рабочему дню (быть на связи в случае форс-мажоров).
• Готовность пройти проверку на благонадежность (включая полиграф).

Условия:

• Оформление по ТК РФ.
• Рабочий день с 9.00 - 18.00, пятидневная рабочая неделя (пн-пт), но с готовностью быть на связи по срочным вопросам.
• Обустроенный офис в центре города (площадь Славы).
• Подписание соглашения о неразглашении конфиденциальной информации при приеме на работу.
• Зарплата 65 000 (обсуждается с успешным кандитатом)

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Деловое общение
• Делопроизводство
• Организация деловых поездок
• Работа с документами
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Офисная техника