Административный специалист

Описание вакансии

Обязанности:

• 1 Ежедневный контроль функционирования офисных помещений
• Поиск оптимальных вариантов размещения сотрудников при перемещении подразделений, организация новых рабочих мест;
• Получение обратной связи от сотрудников относительно удобства работы
• Взаимодействие с провайдерами по текущим вопросам (обслуживание инженерных систем, клининг, пожарная безопасность, поставки офисных принадлежностей и др), постановка задач в рамках действующих договоров, контроль исполнения;
• Контроль проведения ремонтных работ (при необходимости);
• Взаимодействие с администрацией бизнес центра по текущим вопросам, подготовка необходимых документов, контроль оплаты счетов, решение орг вопросов;
• Текущая поддержка жилых помещений, арендуемых для иностранных сотрудников (клининг, мелкий ремонт, покупка мебели, переезды и др);
• Travel support, взаимодействие с провайдерами по организации командировок, участие в автоматизации процесса согласования;
• Контроль работы зон reception, обеспечение высокого качества сервиса;
• Своевременное предоставление закрывающих документов, мониторинг сроков оплаты счетов;
• Приобретение подарков, продукции для корпоративных мероприятий (фуршетов, поздравлений, совещаний);
• Участие в бюджетировании расходов на аренду, материалы и оборудование для офиса и жилых помещений, расходов на поездки, и т.д.,
• Организация миграционного учета иностранцев, прибывающих по бизнес визам; решение вопросов, связанных с пребыванием иностранных сотрудников в России (организация прохождения медосмотров, дактилоскопия и др).
• Участие в проектах по оптимизации документооборота (в основном электронного).
• Поручения руководителя в рамках должностных обязанностей, отчётность
• Подготовка документов для подачи на тендер по закупкам Административного департамента.
• Согласование договоров, дополнительных соглашений в системе 1с.
• Ведение документации по охране труда и пожарной безопасности.
• Формирование и согласование внутренних политик и положений компаний.

Требования:

• Знание английского языка на уровне В2 или выше.
• Знание китайского языка будет являться преимуществом.
• Опыт работы на позиции офис-менеджера, ресепшиониста, ассистента или личного помощника будет преимуществом.
• Внимательность к деталям и проактивная позиция.

Условия:

• Карьера в лидере рынка. Вы будете работать в самой быстрорастущей компании российского автопрома, в окружении сильных и увлеченных профессионалов;
• Забота о здоровье. После испытательного срока — полис ДМС, включающий стоматологию, и страхование от несчастных случаев;
• Формат работы. Мы ценим живое взаимодействие для скорости принятия решений. График 5/2, начало дня в 9:00;
• Достойный доход и бонусы. Конкурентная зарплата, дополненная прозрачной системой премирования за результат.

—

Ключевые навыки

• Организаторские навыки
• 1С: Документооборот
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Работа с большим объемом информации
• Английский язык