Помощник руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

• 1. Управление календарем и совещаниями
• Ведение графика руководителя, планирование и перенос встреч, контроль рабочих чатов по вопросам совещаний в Минтрансе России.
• Бронирование переговорных, контроль подготовки помещений для ВКС.

2. Документооборот и контроль поручений

• Проверка документов на наличие виз и корректность бланков перед подписанием.
• Контроль документов, зарегистрированных в СЭД (приказы, письма Минтранса, поручения), информирование руководителя о статусе.
• Взаимодействие с контрольным отделом и структурными подразделениями для правильного распределения документов по ответственным лицам.

3. Работа с корреспонденцией и коммуникация

• Обработка входящей корреспонденции (личная почта руководителя, общая почта помощника).
• Прием и распределение входящих звонков, переадресация в профильные отделы.
• Взаимодействие с подразделениями Минтранса России и приемными подрядных организаций.

4. Организация командировок и выездных мероприятий

• Покупка билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов для командировок.
• Оформление заявок на участие в выездных совещаниях (по почте или телефону в установленные сроки).
• Оформление пропусков на территорию учреждения и подрядных объектов (включая автомобильные пропуски).
• Взаимодействие с водителем: информирование о деталях выездов (адрес, время, схема проезда, пропуск).

5. Финансовые и хозяйственные вопросы

• Работа в 1С: проведение командировок, прикрепление подтверждающих документов для компенсации расходов.
• Снабжение кабинета и приемной расходными материалами и продуктами (канцелярия, чай, кофе, вода), контроль своевременной уборки.

6. Информационно-аналитическая поддержка

• Подготовка ежедневной отчетности (графики заместителей, кадровые документы, мониторинг СМИ).
• Контроль своевременного предоставления материалов для участия руководителя в совещаниях.
• Поиск и анализ любой информации по запросу руководителя.

Требования:

• Высшее образование (лингвистическое, иное "гуманитарное");
• Опыт работы в сфере строительства и проектирования приветствуется;
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Power Point, AI);
• Необходимые навыки: безусловно грамотная речь (письменная/устная),опрятный внешний вид, знание делового этикета, коммуникабельность, стрессоустойчивость, ответственность, организаторские навыки, внимательность.

Условия:

• Временно (на срок декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком)
• Дружный профессиональный коллектив, возможность развития и карьерного роста, корпоративные мероприятия;
• Место работы – г. Москва, м. Белорусская, м. Менделеевская (5-7 минут пешком);
• Оформление по ТК РФ с первого дня;
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (пн-чт), с 9.00 до 16.45 (пт);
• Испытательный срок – 3 месяца;
• Стабильная официальная заработная плата дважды в месяц.