Ассистент собственника бизнеса

Описание вакансии

Приветствую мой будущий ассистент! Я - Станислав Астров, учредитель и генеральный директор группы производственных компаний.

Мы развиваем несколько направлений: производим товары для детей и косметику, строим коммерческую недвижимость, участвуем в инвестиционных и других предпринимательских проектах.

Группа компаний активно развивается и масштабируется. В связи с этим я ищу личного ассистента - человека, который станет моей правой рукой в решении ежедневных личных и бизнес-задач.

Это не позиция классического секретаря. Мне нужен человек, который умеет думать на шаг вперёд, самостоятельно находить решения, управлять процессом и доводить задачи до результата.

Кого я ищу

Мне нужен проактивный, системный и ответственный человек, который:

• умеет отделять главное от второстепенного;
• спокойно работает в условиях высокой динамики и многозадачности;
• умеет взять задачу целиком под свой контроль - от постановки до конечного результата;
• самостоятельно находит необходимые ресурсы, людей и решения;
• умеет планировать, делегировать, контролировать и корректировать процесс;
• умеет структурировать хаос и превращать большое количество вводных в понятный план действий;
• внимателен к деталям, но при этом видит общую картину;
• способен самостоятельно принимать решения в рамках своей зоны ответственности;
• с развитым эмоциональным интеллектом;
• быстро обучается и хочет постоянно развиваться.

Главный критерий - способность самостоятельно разобраться в ситуации, организовать весь процесс и прийти с готовым результатом.

Чем предстоит заниматься

60% - личные и организационные задачи, 40% - бизнес-задачи. Соотношение может меняться в зависимости от текущих приоритетов.

Основные задачи

• Ведение и оптимизация календаря руководителя, планирование рабочего и личного времени.
• Организация встреч, переговоров, мероприятий и логистики.
• Приоритизация задач и контроль их выполнения.
• Координация поручений руководителя и задач ключевых сотрудников.
• Поиск, анализ и структурирование информации, подготовка вариантов решений.
• Протоколирование встреч, фиксация договорённостей и контроль их исполнения.
• Деловая переписка, телефонные переговоры, работа с документами на русском и английском языках.
• Организация командировок, включая международные поездки, визы, билеты, отели и трансферы.
• Решение личных и бытовых вопросов руководителя: покупки, питание, подрядчики, домашний персонал, мероприятия.
• Поиск специалистов и подрядчиков для бизнес- и личных задач.
• Координация проектов и управление процессом от постановки задачи до конечного результата.
• Самостоятельное решение нестандартных и срочных вопросов.
• Использование AI-инструментов для поиска информации, анализа, подготовки документов, транскрибации и оптимизации рабочих процессов.
• Будет преимуществом опыт создания контента: съёмка фото и видео, базовый монтаж, подготовка материалов к публикации и использование AI-инструментов.

Что для меня важно

• Опыт работы личным ассистентом, персональным ассистентом или ассистентом первого лица / генерального директора от 3 лет.
• Высокая самоорганизация, ответственность и проактивность.
• Опыт ведения календаря руководителя и координации задач.
• Навыки планирования, делегирования и контроля.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Отличные коммуникативные навыки и дипломатичность.
• Навыки работы с документацией и презентациями.
• Умение быстро находить, анализировать и структурировать информацию.
• Уверенное использование AI-инструментов.
• Английский язык - от уровня B2.
• Хорошая память и внимание к деталям.
• Презентабельный внешний вид и высокий уровень сервиса / заботы.
• Готовность к редким командировкам.
• Будет преимуществом: опыт работы непосредственно с собственником бизнеса, организация международных поездок и визового сопровождения, навыки фото- и видеосъёмки, монтаж, развитие личного бренда.

Что мы предлагаем

• Официальное трудоустройство.
• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00 в офисе, с готовностью регулярно задерживаться при необходимости. Работа предполагает постоянную доступность и готовность быть на связи 24/7, включая нерабочее время, выходные и праздничные дни, а также возможность оперативно подключаться к решению рабочих вопросов.
• Основной формат работы - офис в Санкт-Петербурге, в 3 минутах от метро «Волковская». После испытательного срока возможна периодическая удалённая работа в дни отсутствия руководителя в офисе - по договорённости.
• Бесплатный корпоративный спортзал.
• Бесплатная парковка.
• Продукция компании по себестоимости.
• Яркая корпоративная жизнь.
• Редкие командировки по РФ.
• Индивидуальное обсуждение уровня дохода с успешным кандидатом.
• Возможность получить непосредственный опыт работы рядом с собственником и генеральным директором группы компаний.
• Погружение в реальные бизнес-процессы: управление, производство, развитие брендов, инвестиционные и строительные проекты.
• Возможность профессионального и карьерного роста, расширения зоны ответственности и развития управленческих компетенций.

Специфика позиции предполагает постоянное оперативное взаимодействие с руководителем, в том числе вне стандартного рабочего времени. Периодически могут возникать срочные задачи вечером, в выходные или во время командировок, особенно при работе с другими часовыми поясами.

Важно быть готовым оперативно подключиться к действительно важному вопросу, самостоятельно организовать его решение и довести задачу до результата.

Я готов делиться своим опытом, объяснять логику принятия управленческих решений и помогать сильному сотруднику расти вместе с бизнесом.

Если вы дочитали вакансию до конца, пожалуйста, напишите в сопроводительном письме:

Как вы используете AI/ИИ в работе и какие задачи с его помощью решаете?

Мне важно понимать, насколько вы умеете использовать современные инструменты для повышения личной эффективности, автоматизации процессов и оптимизации рабочих задач.

Если вам близок такой подход к работе - буду рад познакомиться.

Ключевые навыки

• Английский язык
• Организация деловых поездок
• Планирование рабочего дня руководителя
• Организация встреч
• Исполнение личных поручений руководителя
• Работа с большим объемом информации
• Административная поддержка руководителя
• Аналитическое мышление
• Организаторские навыки
• Подготовка презентаций
• Управление временем
• Контроль исполнения решений
• MS PowerPoint
• Деловое общение