Офис-менеджер/помощник руководителя

Описание вакансии

Здравствуйте, прочитайте вакансию до конца.

О компании "ЦСБ" — один из лидеров рынка пожарной безопасности и пожарного мониторинга Пермского края: на обслуживании более 4000 бюджетных и коммерческих организаций.

Задачи:

Позиция сочетает два направления — работу в офисе секретарем и помощником руководителя с ненормированным графиком. На этой должности 2 руководителя.

Штат компании: 23 сотрудника.

Документооборот и жизнеобеспечение офиса:

• Приём и отправка корреспонденции (звонки, почта, доставка), регистрация и передача адресатам;
• Ведение делопроизводства: подготовка документов, справок и писем по шаблону, систематизация и архивирование, контроль исполнения приказов и распоряжений;
• Жизнеобеспечение офиса: заказ канцтоваров, воды, кофе/чая, контроль исправности техники, взаимодействие с клинингом, IT-специалистами, арендодателем, курьерскими службами, поставщиками;
• Встреча посетителей офиса.

Помощь второму руководителю в организационных и travel-вопросах:

• Travel-поддержка: поиск билетов, трансфера, отелей, оперативные изменения маршрутов, повышение класса билетов;
• Деловая коммуникация: переписка и ведение базы контактов руководителя (email, мессенджеры), подготовка писем и презентаций;
• Организация встреч: переговоры и приём партнёров, ведение протоколов встреч.
• Работа в Trello и Telegram — руководитель ставит задачи именно там;
• Ведение канала компании в Максе и ВК (сбор контента от руководителей подразделений, публикация постов);
• Оперативное решение личных и организационных вопросов руководителя.

Требования:

• Опыт работы секретарем, офис-менеджером или ассистентом руководителя от 2 лет;
• Грамотная деловая переписка и общение;
• Опыт подготовки презентаций — умение красиво и структурно оформить материал;
• Опыт организации поездок: бронирование билетов, отелей, трансферов;
• Уверенное владение Google Workspace, Trello, Telegram, почтой;
• Организованность, внимательность к деталям, проактивность;
• Готовность к автономной работе при минимальном контроле со стороны руководителя;
• Будет большим плюсом: английский язык — переписка и работа с переводчиками (не обязательное требование).

Мы предлагаем:

• Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня, зарплата полностью белая;
• Оклад 70 000 р. на руки. Зарплата может увеличиться до 100 тыс. рублей при прохождении ис и увеличении количества задач на роли помощника руководителя;
• График 5/2, с 9:00 до 18:00. Быть на связи в выходные и в вечернее время (например, если у руководителя рейс);
• Комфортный современный офис;
• Доступ к ИИ.

Идеальный кандидат для нас:

Собранный, самостоятельный и доброжелательный человек, который любит порядок в делах и не теряется в нестандартных задачах. Вы одинаково уверенно организуете документооборот в офисе и решаете travel-вопросы руководителя, умеете расставлять приоритеты и не нуждаетесь в постоянных напоминаниях.

Если вы хотите совмещать стабильную офисную работу с интересными организационными задачами и готовы быть надёжной правой рукой сразу двух руководителей — будем рады вашему резюме!

! Начни сопроводительное письмо с информации с какого года существует наша компания.