Личный Ассистент Руководителя

Описание вакансии

О роли

Мы ищем проактивного и организованного Личного ассистента, который обеспечит бесперебойную работу офиса и окажет организационную поддержку руководству. Вы станете опорой нашего пространства — возьмёте на себя всё: от документооборота и закупок до организации мероприятий и работы с подрядчиками, — чтобы команда могла сосредоточиться на главном.

Это практическая роль в небольшой динамичной команде, где ваше умение переключаться между задачами, общаться и решать проблемы будет по-настоящему ценно.

Ключевые обязанности:

Обеспечение работы офиса:

• Сканирование, копирование, печать и систематизация документов
• Отправка и получение корреспонденции и документов
• Поддержание порядка и комфорта в офисе на ежедневной основе (чистота, исправность рабочих мест, зон отдыха, кухни)

Административные задачи и закупки:

• Взаимодействие с курьерскими службами, клининговыми, ремонтными и обслуживающими службами
• Контроль и закупка канцелярии, воды, напитков, хозяйственных и иных необходимых для офиса товаров
• Контроль наличия необходимых расходных материалов
• Ведение простых таблиц и реестров для контроля расходов офиса и ведения бюджета
• Оплата коммунальных услуг, работа с поставщиками и подрядчиками, ведение договоров
• Поиск экономичных решений без потери качества

Поддержка руководства и команды:

• Выполнение организационных поручений руководителя
• Взаимодействие с сотрудниками компании по административным вопросам
• Обработка запросов сотрудников, связанных с офисом (оборудование, рабочее место, материалы)
• Взаимодействие с IT по базовым вопросам техники (ноутбуки, мониторы, принтеры)
• Помощь HR в организации онбординга и внутренних коммуникаций
• Организация командировок сотрудников при необходимости

Требования:

• Уверенный пользователь ПК
• Знание Word, Excel, электронной почты
• Английский язык: уровень B2–C1 (Upper-Intermediate–Advanced) — для уверенной коммуникации с иностранными коллегами и поставщиками
• Высокий уровень ответственности и внимательность к деталям
• Сильные коммуникативные навыки и умение решать проблемы
• Проактивность и способность работать самостоятельно
• Доброжелательное, поддерживающее отношение к коллегам
• Умение работать с несколькими задачами одновременно и расставлять приоритеты

Мы предлагаем:

• Официальное оформление по ТК РФ
• Работа в офисе компании, м. Баррикадная/Краснопресненская
• График работы 5/2
• Конкурентный фиксированный оклад
• Стабильная работа в небольшой команде
• Поддержка личного наставника, руководства и всей команды на всех этапах
• Команда заряженных единомышленников: серьёзный подход к делу и по-настоящему дружеская атмосфера.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в премиальном офисе или международной компании
• Знание европейских языков (немецкий, испанский, итальянский, французский и др.)

Откликнитесь на вакансию — мы свяжемся в течение 1 рабочего дня. Если хотите, добавьте пару слов о себе, но это не обязательно. Будем рады видеть вас в нашей команде!

Ключевые навыки

• Административная поддержка руководителя
• Английский язык
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Деловая коммуникация
• Исполнение личных поручений руководителя
• Телефонные переговоры
• Контроль исполнения решений
• Организаторские навыки
• Деловое общение
• Деловая этика
• Административная поддержка иностранного сотрудника