Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Бизнес-ассистент

Ищем бизнес-ассистента, который будет помогать нам в рабочих, организационных и личных задачах.

О нас Мы — семейная пара предпринимателей, живём в Москве, нам около 40 лет, воспитываем ребёнка.

У нас несколько бизнес-направлений:

• салон красоты «Ателье красивых волос 55» в Москве;
• строительная компания;
• база отдыха «Лисичкино» в Карелии.

Мы активно развиваем свои проекты и хотим освободить себя от значительной части операционных и организационных вопросов.

Основная работа ассистента — примерно 80% времени — будет связана с Еленой и салоном красоты. Остальные 20% — личные, семейные и отдельные рабочие задачи Никиты и Елены.

С кем предстоит работать Елена — арт-директор и один из руководителей салона «Ателье красивых волос 55».

Она занимается командой, развитием мастеров и ассистентов, обучением, качеством сервиса и общей работой салона.

У Елены много параллельных процессов и мелких организационных задач, которые сейчас требуют её личного внимания.

Поэтому мы ищем человека, который сможет постепенно забрать на себя значительную часть этой операционной работы: держать задачи под контролем, самостоятельно разбираться в вопросах и возвращаться к Елене уже с результатом.

Главная задача ассистента Экономить время руководителя и максимально забирать на себя организационные вопросы.

Для нас важно, чтобы ассистент не просто выполнял отдельные поручения, а умел самостоятельно вести задачу от постановки до результата.

Например, не:

«Я узнал расписание мастер-классов. Что делать дальше?»

А:

«Получил расписание, подобрал подходящие даты, записал сотрудников, всё подтвердил, сообщил им и поставил напоминание».

Что предстоит делать 1. Работа по салону — около 80%

• составление и актуализация графиков мастеров и ассистентов;
• распределение и ежедневный контроль ассистентов;
• работа с YClients, Google Таблицами, YHelp, ботами, кассой Эвотор и другими сервисами;
• организация экзаменов и обучения ассистентов;
• запись мастеров и ассистентов на мастер-классы и обучение;
• контроль подготовки и напоминаний по обучению;
• контроль чистоты, порядка и общего состояния салона;
• организация мелкого ремонта, закупок и обновлений для салона;
• контроль регулярных счетов и платежей;
• проведение ежемесячной инвентаризации;
• первичный отбор кандидатов и проведение первых собеседований;
• взаимодействие с администраторами, мастерами, подрядчиками и поставщиками;
• ведение текущих задач и контроль их выполнения.

2. Личные и семейные задачи — около 20%

Это могут быть разные организационные вопросы, например:

• найти, выбрать и заказать нужный товар или услугу;
• сравнить несколько вариантов и предложить оптимальный;
• вернуть или обменять покупку;
• найти специалиста или подрядчика и проконтролировать работу;
• решить организационные вопросы по дому;
• записать ребёнка или членов семьи к врачу или на необходимые процедуры;
• контролировать отдельные семейные счета, платежи, налоги и документы;
• помогать с организацией поездок: билеты, отели, трансферы, маршруты;
• забрать, отвезти или получить документы и вещи;
• выполнять другие текущие организационные поручения.

Мы не ожидаем, что кандидат заранее умеет решать абсолютно все эти задачи. Нам важно другое — умение быстро разобраться в новом вопросе и довести его до результата.

Кого мы ищем Нам подойдёт человек, который:

• любит порядок и системность;
• умеет держать одновременно несколько задач;
• внимателен к деталям;
• быстро соображает и умеет самостоятельно искать решения;
• не ждёт пошаговых инструкций;
• уверенно работает с компьютером, таблицами и онлайн-сервисами;
• быстро осваивает новые программы;
• умеет договариваться с людьми;
• контролирует сроки и договорённости;
• спокойно напоминает и добивается выполнения задачи;
• умеет кратко и структурированно доносить информацию;
• не боится небольших бытовых и организационных поручений;
• получает удовлетворение от того, что навёл порядок и закрыл вопрос.

Нам особенно важна позиция:

«Я забрал эту задачу на себя — руководителю больше не нужно о ней думать».

Формат работы Работа преимущественно дистанционная.

Примерно 2-3 раза в неделю нужно приезжать в салон на несколько часов для совместной работы с Еленой, общения с командой, собеседований и решения текущих вопросов.

Адрес салона:

Москва, Большая Филёвская, 3к4.

Доход Первый месяц — 80 000 ₽.

Второй месяц — 90 000 ₽.

Третий месяц — 100 000 ₽.

С четвёртого месяца — 120 000 ₽.

Рост дохода связан с тем, что ассистент постепенно погружается в процессы и забирает на себя всё больше задач.

Как откликнуться Начните сопроводительное письмо со слов:

«Люблю порядок».

И коротко напишите:

• Где вы работали ассистентом или выполняли похожие задачи?
• С какими CRM, таблицами и онлайн-сервисами работали?
• Готовы ли вы работать не только дистанционно, но и приезжать в салон?

Кандидатам, чьи резюме и ответы нам понравятся, мы предложим короткое онлайн-видеоинтервью.

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Планирование рабочего дня руководителя
• Google Docs
• Подбор персонала
• Документооборот
• Контроль исполнения решений
• Электронный документооборот
• Управление временем
• Оперативный поиск информации в сети Интернет
• Аналитический склад ума
• Офисная техника
• Бумажный документооборот