Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

• Административная поддержка руководителя
• Организовывать приём посетителей, телефонные переговоры и видеоконференции.
• Своевременно информировать руководителя о назначенных встречах, сроках исполнения поручений и текущих задачах.
• Обеспечивать рабочее место руководителя всем необходимым (канцелярские принадлежности, материалы, техника).
• Сопровождать руководителя в командировках и на объектах при необходимости.
• Готовить материалы для совещаний, планёрок и оперативок под руководством генерального директора.
• Бронировать билеты, гостиницы и транспорт для руководителя и иных сотрудников по поручению.
• Организация мероприятий (согласовывать площадки, тайминг, программу и бюджет мероприятия с руководителем)
• Документационное обеспечение
• Принимать, регистрировать и распределять входящую корреспонденцию, передавать её руководителю и в подразделения.
• Готовить проекты писем, приказов, распоряжений, протоколов и иных документов по поручению руководителя.
• Обеспечивать рассылку, учёт и хранение исходящей корреспонденции.
• Вести делопроизводство, формировать дела и архивы в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами.
• Работа с отраслевой документацией (специфика монтажной компании)
• Учитывать и хранить проектную, рабочую и исполнительную документацию по объектам.
• Вести реестр договоров (подряда, субподряда, поставки, проектных работ), контролировать сроки действия и исполнения.
• Готовить пакеты документов для участия в тендерах на проектирование и монтаж инженерных сетей.

Требования:

• Опыт административной поддержки руководителя от 1–2 лет
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Опыт организации мероприятий (корпоративных или деловых)
• Грамотная устная и письменная речь, соблюдение делового этикета.