Офис-менеджер/помощник клиентского отдела

Описание вакансии

«ТранзитАвто» — транспортная компания, с 2004 года работает в сфере грузоперевозок. Ищем офис-менеджера для работы с текущими задачами офиса и поддержки клиентского отдела. В зоне ответственности — снабжение, документы, коммуникация с действующими клиентами и сопровождение задач до результата.

При этом нам нужен не просто исполнитель. Мы ценим вовлечённость, разумную инициативу и готовность действительно отвечать за свой участок.

У вас не будет активных продаж, холодного поиска клиентов и планов по выручке.

Чем предстоит заниматься

1. Организация офиса и снабжение

• отвечать за хозяйственную жизнь офиса: открывать его к началу рабочего дня, следить за текущими бытовыми и организационными вопросами;
• обеспечивать офис и склады необходимыми товарами: получать заявки, размещать заказы, сравнивать предложения и выбирать оптимальные варианты для закупки по цене и качеству.

2. Уведомление клиентов о прибытии грузов

• по телефону уведомлять действующих клиентов о прибытии груза, сроках хранения, оплате и необходимых документах;
• при необходимости повторно связываться, если груз не забран.

3. Работа с документами

• в офисе проверять поступающие от клиентов документы по выданным грузам: наличие необходимых отметок, доверенностей и корректность данных; при обнаружении ошибок передавать информацию ответственным сотрудникам;
• отправлять корреспонденцию (Почта России, курьерская служба);
• работать с электронным документооборотом: принимать и отправлять документы.

4. Помощь клиентскому отделу

• при необходимости подстраховывать клиентский отдел по входящим звонкам и простым типовым обращениям клиентов;
• сложные и претензионные вопросы фиксировать и передавать ответственному сотруднику;
• оформлять в корпоративной системе предварительные заявки на сдачу груза и формировать готовые счета.

Кого мы ищем

Нам подойдёт человек, которому комфортно сочетать разные типы задач: работу с документами, организационные вопросы и общение с клиентами.

Важно быть внимательным к деталям, не терять договорённости, самостоятельно организовывать свою работу и доводить вопросы до конца.

Уверенного владения компьютером достаточно. Опыт в транспортной сфере не обязателен.

Условия

• 80 000 ₽ на руки, фиксированный оклад;
• оформление по ТК РФ, оплачиваемые отпуск и больничный;
• график 5/2, с 8:50 до 17:50;
• работа в небольшом офисе;
• подробное введение в должность: покажем рабочие процессы и научим работать во внутренней системе.

Наша Компания успешно развивалась, развивается и будет развиваться. 30% наших сотрудников проработали у нас более 3-х лет, 69% более 5-ти. Общий штат превышает 150 человек.

Если вам близка работа, где важно держать всё в порядке, внимательно относиться к деталям и доводить задачи до результата, присоединяйтесь к нашей команде!

Ключевые навыки

• Грамотная речь
• Пользователь ПК
• Деловое общение
• Прием и распределение телефонных звонков
• Телефонные переговоры
• Бумажный документооборот
• Архивирование документов