Помощник руководителя Организационного управления

Описание вакансии

Обязанности:

1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени

2. Организация телефонных переговоров руководителя

3. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами

4. Организация работы с посетителями в приемной руководителя

5. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

6. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения 7. поручений руководителя

7. Составление и оформление проектов документов, организация работы с документами в приемной руководителя

8. Организация хранения документов в приемной руководителя

9. Обеспечение руководителя информацией

10. Оформление командировочных документов

Требования:

1. Высшее образование, знание основ делопроизводства

2. Приветствуется опыт работы в государственных органах и бюджетных учреждениях

3. Опыт работы помощником руководителя от 1 года:

• Умение работать с документами, поручениями, приказами, распоряжениями
• Опыт осуществления контроля за исполнением поручений руководителя
• Ведение деловой переписки, телефонных переговоров, протоколирование совещаний
• Скорость печати

4. Навыки работы с ПК:

• Знание MS Office (Word, Excel, Power point, Outlook)
• Навыки работы с оргтехникой (факс, сканер, МФУ, мини-АТС)
• Навыки работы в Internet и браузерах
• Опыт работы в системах электронного документооборота

5. Грамотная устная и письменная речь (обязательно)

6. Личные качества: аккуратность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности, организованность, оперативность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, обучаемость

Условия:

1. Трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством РФ (оплачиваются отпускные и больничные). Заключается Срочный/Бессрочный трудовой договор

2. Срок испытания - 3 месяца

3. Пятидневная рабочая неделя, с 9:00 до 17:45. Перерыв на обед с 13:00 до 13:45

4. Полностью оборудованное рабочее место

5. Место работы: Санкт-Петербург, Университетская наб. 7/9, Организационное управление Ректората СПбГУ

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Организация работы приемной
• Протоколирование
• Планирование рабочего дня руководителя
• Административная поддержка руководителя
• Деловая коммуникация
• Пользователь ПК
• Электронный документооборот
• Прием и распределение звонков
• Работа с оргтехникой
• Деловая переписка
• Грамотная речь
• Прием посетителей
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Телефонные переговоры
• Контроль исполнения решений
• Работа с большим объемом информации
• Организация деловых поездок
• Грамотность
• Организация совещаний