Руководитель административной функции/Офис-менеджер

Описание вакансии

Мы ищем классного специалиста- опытного офис-менеджера/административного сотрудника. Того, кто неравнодушен и внимателен к коллегам и гостям, создает атмосферу заботы и уюта в офисе, а также обеспечивает высокий уровень сервиса.

Главная задача-организовать и контролировать работу административной функции. Управлять подрядчиками, курьерами , техническими службами и лично участвовать в повседневных задачах: ресепшен, кофе, встреча гостей.

Чем конкретно предстоит заниматься: Бизнес-поддержка директоров

• Тревел-поддержка (билеты, гостиницы, визы) и личные поручения: (врачи, подарки, цветы и т.д.).
• Бронирование переговорных и ресторанов, планирование встреч в календаре, приём гостей.
• Организация выездов за границей и других мероприятий.

Администрирование офиса

• Задачи офис-менеджера, контроль тех.служащих/курьеров
• Коммуникация с арендодателем, УК и подрядчиками: пропуска, парковка, эксплуатация, коммунальные услуги, уборка, ремонт.
• Закупка канцелярии, хозтоваров, продуктов, воды, кофе и аптечных препаратов.
• Заказ пропусков, выдача парковочных мест, топливных и сим-карт, их учёт, подключение такси.
• Работа с входящей почтой и звонками, бронирование переговорных
• Работа с подотчётными средствами и авансовыми отчётами, заведение счетов на оплату, получение и выдача грузов.

HR-поддержка

• Встречи новичков, организация рабочих мест, выдача комплектов новичка.
• Выдача подарков на дни рождения, праздники и Новый год, поздравление сотрудников.
• Ведение карты рассадки, контроль бонусных и медицинских программ в офисе.
• Проведение мероприятий в офисе: обучение, праздники, презентации.

Что мы ожидаем от кандидата:

• Опыт в административной роли от 3 лет, включая поддержку руководителей.
• Опыт работы с подотчётными средствами, авансовыми отчётами и документооборотом.
• Грамотная речь и презентабельный внешний вид
• Высокий уровень коммуникации и клиентоориентированность
• Организованность и самостоятельность
• Умение работать в режиме многозадачности без потери скорости и качества
• Уверенное владение MS Office, 1С, ЭДО

Почему мы? ✅Мы входим в ТОП лучших работодателей страны по версии Hh, лидеры в своей отрасли, интенсивно развивающаяся компания

✅У нас официальное трудоустройство в штат компании, с достойной «белой» заработной платой;

✅График работы: пятидневная рабочая неделя с 9 до 18ч;

✅Современный офис в Москва Сити (башня Империя) на 30 этаже с панорамным видом на город + оборудованный coffee room с бесплатным кофе, чаем, сладостями и фруктами;

✅ДМС, скидка сотрудникам на продукцию компании, скидки от фитнес-партнеров, корпоративная онлайн библиотека, культура праздника, корпоративы и многое-многое другое

✅У нас интересные, амбициозные, развивающие задачи, направленные на поиск эффективных решений для бизнеса

Дочитали до конца, и, кажется, не случайно :)

Будем рады знакомству! Ждём отклик!

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Административная поддержка руководителя
• Деловая коммуникация