Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant

Описание вакансии

Мы ищем не секретаря и не человека, который будет помогать собственнику успевать ещё больше.

Нам не нужен просто человек для ведения календаря, списка задач, ответов на звонки и тому подобного.

Нужно просто, чтобы большая часть текущих вопросов вообще перестала доходить до собственника. А текущие проекты и задачи доводились до результата.

Вам будет передаваться не только выполнение поручений, но и ответственность за конечный результат, право самостоятельно принимать решения и полномочия требовать результат от других людей в компании.

По мере роста доверия область этих полномочий будет расширяться.

Вам предстоит постепенно выстроить вокруг собственника систему, в которой:

• протокол встреч превращается в задачи, ответственных, сроки и контроль за исполнением без участия владельца бизнеса;
• поставленные задачи и встречи не приходится держать в голове, они зафиксированы в системе учета задач и календаре;
• руководители приходят на встречи подготовленными;
• просрочки обнаруживаются и предупреждаются до их делайна;
• повторяющиеся процессы превращаются в системы;
• входящая информация фильтруется и распределяется по ответственным без участия владельца;
• если проблемы и доходят до собственника то уже с вариантами решения;
• обратимые решения, решения в рамках бюджета и полномочий, не изменяющие приоритетам и ценностям принимаются без участия собственника;
• личные организационные вопросы также перестают занимать его внимание.

Если задача передана вам - вы владеете ей до получения результата, осознанной отмены или момента, когда для продолжения действительно требуется решение собственника.

Чем именно предстоит заниматься Управление компанией и регулярка:

• проверка и подготовка руководителей к встречам (люди не доделывают на встрече, то что должно быть готово)
• дашборды региональных, маркетологов, контроля качества, аккаунт-менеджера (данные собраны-проведен анализ-разработаны решения);
• протоколирование встреч → задачи → контроль → доведение до результата.

Проекты и текущие задачи:

• текущие поручения (взять на контроль, довести до исполнения, разобраться в вопросе)
• квалификация заявок на франшизу (получить заявку, прозвонить, квалифицировать)
• организация поездки Франция/Италия (визы, бюджеты, билеты, отели)
• система управления задачами и календарем ежедневно актуализируется.

Финансы и административка:

• все арендные платежи на контроле;
• все коммунальные платежи на контроле.

Персональные задачи:

• найти врача;
• держать на контроле чат школы/детсада;
• автомобиль на контроле;
• покупки домой

Больше примеров задач дадим после прохождения тестового задания.

Интеллектуальный уровень задач будет очень разным. Уровень ответственности за результат - одинаковым.

Какие решения вы принимаете самостоятельно.

Самостоятельно принимаются решения, которые:

• обратимы;
• находятся внутри согласованного бюджета;
• входят в область ваших полномочий;
• не создают существенного юридического или репутационного риска;
• не меняют согласованные приоритеты собственника.

Если решение действительно требует собственника, мы ожидаем не вопрос «Что делать?», а:

ситуация → факты → варианты → ваша рекомендация → требуемое решение.

Кого мы ищем

В идеале у вас уже есть 3+ года опыта работы бизнес-/executive-ассистентом собственника, CEO или генерального директора, либо сопоставимый опыт управления проектами непосредственно рядом с первым лицом компании. Нам особенно интересен человек, который:

• умеет работать без подробного ТЗ;
• самостоятельно принимает разумные решения в рамках своих полномочий;
• способен превратить хаотичный процесс в работающую систему;
• хорошо работает с цифрами и таблицами;
• умеет кратко выделять главное из большого объёма информации;
• умеет требовать результат от других людей;
• не путает «я написала ответственному» с «задача выполнена»;
• способен одновременно держать несколько проектов;
• умеет пользоваться современными цифровыми инструментами и ИИ;
• спокойно переключается между стратегически разными задачами;
• соблюдает конфиденциальность;
• готов к коротким командировкам.

Что для нас особенно важно Представьте, что через несколько месяцев собственник уезжает на две недели и говорит:

«Обращайтесь ко мне только по вопросам, которые действительно невозможно решить без меня».

Если при этом компания продолжает работать, руководители подготовлены к встречам, задачи не теряются, платежи происходят вовремя, проекты движутся, автомобиль обслужен, календарь актуален, а собственник получает только действительно важные вопросы - значит, вы отлично выполняете свою работу.

Условия Мы рассматриваем кандидатов , готовых к переезду в Рязань.

Доход обсуждается индивидуально в зависимости от уровня кандидата и может достигать 200 000 ₽ в месяц.

Для нас высокая зарплата на этой позиции оправдана не количеством выполненных поручений, а количеством внимания и времени собственника, которое вы способны освободить.

Как откликнуться

Нам важно не только ваше резюме, но и то, как вы думаете.

Поэтому вместе с откликом выполните небольшое тестовое задание ниже.

Мы намеренно не даём подробных инструкций по его выполнению.

В реальной работе на этой позиции подробное ТЗ тоже будет далеко не всегда.

Тестовое задание

Представьте, что вы уже работаете бизнес-ассистентом собственника.

Понедельник, 9:00.

Сегодня собственник готов уделить операционным вопросам компании не более 60 минут.

К 9:00 вы получаете следующую информацию:

• В 12:00 должна состояться еженедельная встреча с региональными управляющими.
• Один региональный вообще не прислал отчёт.
• Второй прислал 25 слайдов с большим количеством цифр, но практически без выводов и предложений.

• Маркетолог пишет собственнику:

«Нужно срочно согласовать акцию на следующую неделю. Когда сможете посмотреть?»

• Финансист сообщает, что сегодня необходимо оплатить аренду трёх помещений. По одному из них сумма отличается от предыдущего месяца на 18 000 ₽.
• В одном ресторане за последние несколько дней заметно снизился рейтинг на картах.
• Сотрудник сообщает, что подключение нового ФН, которое должно было завершиться в пятницу, до сих пор не закончено.
• В 11:30 у собственника стоит звонок с потенциальным франчайзи-партнёром. Никаких материалов к встрече пока не подготовлено.
• Из школы пришло сообщение, которое требует ответа родителя сегодня.
• Автомобиль собственника сообщает о необходимости прохождения ТО.

В 9:05 собственник пишет вам:

«Сегодня очень много своей работы. Пожалуйста, разберись со всем этим. Меня подключай только там, где без меня действительно нельзя».

Задание №1 Опишите, что вы будете делать с 9:05 до 12:00.

Нам интересно:

• что вы сделаете лично;
• что делегируете;
• что решите самостоятельно;
• какие вопросы всё-таки вынесете собственнику;
• в какой последовательности будете действовать;
• какую информацию подготовите к 60 минутам собственника.

Не нужно угадывать «правильный ответ».

Нам важна логика вашего мышления.

Задание №2 Региональный управляющий пишет:

«Выручка ресторана за неделю снизилась на 12%. Думаю, это сезонность. Будем наблюдать. По остальным показателям всё нормально».

Представьте, что через час этот руководитель должен идти с отчётом к собственнику.

Что вы ему ответите и что должно быть подготовлено к встрече?

Задание №3 Собственник голосовым сообщением поставил вам 7 задач во время поездки.

Через неделю:

• 3 выполнены;
• 2 находятся в работе;
• одна просрочена ответственным сотрудником;
• по одной выяснилось, что первоначально поставленным способом выполнить её невозможно.

Что увидит/услышит от вас собственник через неделю?

Напишите так, как действительно сообщили бы ему о результате.

Важно Ответ можно прислать обычным текстом.

Не нужно делать презентацию, записывать видео, предлагать нам свои услуги или выполнять дополнительные задания, которых мы не просили.

Мы оцениваем не оформление, а ваше мышление, самостоятельность, способность определять приоритеты и доводить задачи до результата.

Ключевые навыки

• Деловое общение
• Организаторские навыки
• исполнение поручений руководителя
• Управление командой