Бизнес-ассистент / Личный помощник руководителя

Описание вакансии

Нужен не “секретарь”, а сильный человек рядом с первым лицом, правая рука.

Роль — быть продолжением руководителя в операционке, коммуникациях внешних и внутренних и хаосе быстрорастущих проектов.

Работа на стыке:

• бизнеса
• стартапов
• IT
• переговоров
• личного бренда
• мероприятий
• общественно-политической деятельности

Про руководителя

Виталий Арбузов

• предприниматель,
• основатель INPRO.digital,
• сооснователь федерального сервиса БАГГАЖ,
• омбудсмен г.Москвы по IT и цифровизации,
• спикер и модератор крупных мероприятий,
• запускает IT и инфраструктурные проекты,
• преподает на ТОП-30 программ бизнес обучения в мире (DBA в РАНХиГС) и для правительства стран СНГ,
• работает с крупным бизнесом, государством, инвесторами и стартапами.

Сейчас в фокусе:

• личный бренд и публичные выступления
• IT, digitalи AI-проекты
• развитие первого цифрового сервиса доставки багажа
• проведение стратегических сессий
• консалтинг
• поиск новых интересных проектов

⸻

Что нужно будет делать

Бизнес-задачи

• Вести календарь, организовывать встречи и коммуникацию
• Дожимать задачи и контролировать дедлайны

• Готовить созвоны и встречи:
• кто участники
• что важно знать
• какие цели сторон
• подготовка материалов.
• Фиксировать договоренности после встреч и ставить задачи исполнителям

• Собирать информацию и быстро делать ресерч:
• компании
• люди
• рынки
• конкуренты
• подрядчики
• технологии
• Контролировать подрядчиков и команды
• Помогать с презентациями, документами, КП и “ванпейджерами”
• Помогать в организации выступлений, мероприятий и поездок
• Иногда — “разруливать хаос”, когда всё происходит одновременно.

Личные задачи

• Организация поездок и логистики
• Бронирования и организация
• Контроль личных и организационных вопросов
• Напоминания и контроль важных вещей
• Помощь в систематизации контактов и нетворкинга

⸻

Что важно

Нужен человек:

• очень быстрый
• системный
• умеющий работать с искусственным интеллектом
• адекватный под давлением
• с хорошим вкусом и чувством контекста
• который умеет думать, а не просто исполнять.

Важна способность:

• самостоятельно принимать решения в зоне своей ответственности
• находить информацию в открытых и закрытых источниках
• дожимать задачи и людей до выполнения
• не теряться в многозадачности
• держать в голове 30+ параллельных процессов.

⸻

Огромный плюс, если есть:

• опыт в digital / IT / консалтинге
• понимание бизнеса и внутренних процессов
• насмотренность в презентациях и коммуникациях
• опыт работы с предпринимателями или ТОПами
• хороший письменный русский
• базовый английский
• умение работать с AI-инструментами
• Figma / Notion / Google Docs / Telegram / CRM
• способность быстро разбираться в новых темах.

⸻

Кому НЕ подойдет

• тем, кому нужен спокойный “офис с 10 до 18”;
• тем, кто ждет постоянных подробных инструкций;
• тем, кто боится ответственности;
• тем, кто “теряется”, когда задач много;
• тем, кто не умеет быстро коммуницировать.

⸻

Что получите

• доступ к очень сильному окружению и мероприятиям
• участие в переговорах и проектах высокого уровня
• быстрый личный и экспертный рост
• понимание, как реально строятся бизнес, связи и проекты

• работу рядом с человеком, у которого одновременно:
• IT
• бизнес
• государство
• медиа
• стартапы
• инвестиции
• публичность.

Это не “работа по выполнению задач”. Это роль для человека, который хочет быстро вырасти как эксперт или в партнера / предпринимателя.

⸻

Формат

• Полная вовлеченность
• Работа в офисе класса А
• Гибрид/офлайн в зависимости от графика руководителя
• Быть на оперативной связи очень важно
• Возможны командировки.

⸻

Деньги

По результатам собеседования:

• фиксированная часть по результатам собеседования
• возможен ежемесячный discretionary bonus
• премия до 25% от гонорара публичных выступлений

⸻

Как откликнуться

Прислать:

1. Резюме

2. Ссылку на инстаграм или другую соц.сеть

3. Почему вам интересна эта позиция

4. Чем вы сильнее большинства ассистентов

5. Telegram / контакты

6. Любых 2 примера:

• презентации
• текста
• таблицы
• проекта
• организации процесса

которым реально гордитесь.

Ключевые навыки

• Организация встреч
• Подготовка презентаций
• Организация деловых поездок
• Планирование рабочего дня руководителя
• Высокая скорость печати
• Исполнение личных поручений руководителя
• Работа в команде
• Деловая переписка
• Организаторские навыки
• Деловое общение
• Телефонные переговоры
• Административная поддержка руководителя
• Закупка товаров и услуг
• Протоколирование
• Контроль исполнения решений
• Управление временем
• Искусственный интеллект
• Деловая коммуникация
• Умение планировать
• Работа с большим объемом информации
• Поиск информации в интернет
• Организация мероприятий