Офис-менеджер

Описание вакансии

Кладовкин - российская компания, занимающая лидирующие позиции на рынке Self Storage.

Компания предоставляет услуги по персональному хранению ваших вещей в автоматизированном режиме. Собственникам помещений мы создаем склад “под ключ” от проекта до монтажа.

В наш дружный коллектив приглашаем Офис-менеджера.

Мы ищем организованного и ответственного сотрудника, который возьмет под своё "крыло" организацию пространства офиса, будет связующим звеном между сотрудниками подразделений, с внимательностью относится к документам/договорам и бережно архивирует их.

Если вы любите организовывать, раскладывать всё на свои места, можете сделать чуть больше, чем вас просят - то будем рады видеть вас в числе наших коллег!:)

Чем вам предстоит заниматься.

Документооборот и договорная работа:

• Взаимодействие с контрагентами и поставщиками по документам: заведение счетов, контроль поступления оплат и получение закрывающих документов.
• Ведение реестра договоров и платежей, контроль сроков действия договоров и актуальности статусов.
• Систематизация и обеспечение сохранности электронного и бумажного архива отдела (делопроизводство).

CRM, учет и отчетность:

• Ведение и актуализация информации в CRM-системе (заведение нового партнера и предоставление доступов, финмодель).
• Техническая поддержка сотрудников (выдача доступов, обновление справочной информации).

Организационное и административное обеспечение:

• Организация встреч и переговоров.
• Организация командировок сотрудников (заказ билетов, гостиниц).
• Оформление и отслеживание доставок.
• Зказ канцелярии, хозтоваров, контроль наличия.
• Взаимодействие с управляющей компанией / арендодателем: передача показаний счетчиков (вода,электроэнергия, отопление), парковка, контроль исправности оборудования.
• Поддержание чистоты и работоспособности бытовой техники (очистка кофемашины).
• Поддержание в актуальном состоянии презентационных материалов и стандартов оформления (шаблоны, бланки).

Мы ожидаем от Вас:

• Релевантный опыт работы от 3-х лет;
• Понимание основ первичной документации (счета, акты, накладные) и уверенный пользователь ПК (пакет Office);
• Развитый навык делового общения;
• Внимательность к деталям, умение работать с несколькими задачами одновременно.

Что мы предлагаем:

• График работы: 5/2, с 9:00 18:00, офис в БЦ Магистраль Плаза (трансфер от м. Беговая).
• Оформление по ТК РФ, стабильные выплаты.
• Заработная плата: оклад 80 тыс руб после вычета налога, новогодние премии, корпоративные мероприятия.
• Молодой и дружный коллектив, поддержка наставника в период испытательного срока.
• Уютный офис с современной техникой и зоной отдыха.

Ключевые навыки

• Документооборот
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Прием посетителей
• Хранение документов
• Организация корпоративных мероприятий
• Хозяйственное обеспечение офиса
• Первичная бухгалтерская документация
• Взаимодействие с курьерскими службами
• Внутренние коммуникации
• Обеспечение пропускного режима