Специалист по документообороту

Описание вакансии

Производство электрощитового оборудования. Небольшая команда, короткие коммуникации, решения принимаются быстро.

Ищем аккуратного человека на частичную занятость, который возьмёт на себя первичный документооборот по неосновным поставщикам и подрядчикам: договоры, закрывающие документы, корреспонденция, контроль сроков. Это самостоятельный участок работы с понятным объёмом — около 20 часов в неделю.

Обязанности:

• Что предстоит делать
• Вести договоры с контрагентами: реестр, сроки действия, пролонгация, перезаключение. Отслеживать сроки сертификатов и разрешительных документов, запрашивать обновлённые копии.
• Оформлять договоры с самозанятыми, ИП и комиссионерами по типовым шаблонам: собирать приложения и акты, получать чеки и проверять их статус, проверять статус плательщика НПД на дату договора и на дату оплаты.
• Собирать закрывающие документы от поставщиков услуг и передавать их в бухгалтерию.
• Оформлять в 1С заявки на оплату (в том числе возвраты покупателям) и контролировать их прохождение.
• Поддерживать отделы закупок и продаж: формировать комплекты документов по их запросам, работать в ЭДО, досылать оригиналы и отслеживать возврат подписанных экземпляров.
• Работать с корреспонденцией: оформлять отправления, получать трек-номера по заказным письмам, раз в неделю забирать входящую почту и распределять её между бухгалтерией и руководителем.
• Закрывать квартал: акты сверки до 15 числа, авансовые счета-фактуры до 25 числа месяца, следующего за кварталом.
• Контролировать оплату сервисов и услуг офиса (связь, аренда, вода, канцелярия, сервисы Яндекса), чтобы не было перебоев.
• Поддерживать жизнеобеспечение офиса: порядок, расходники и картриджи, вызов мастеров, заказ мебели при необходимости.
• Выполнять разовые поручения руководителя и бухгалтерии: сверки, работа с просроченной задолженностью, разбор архива, инвентаризация документов.

Что для нас важно

• Опыт работы в бухгалтерии и понимание первичного документооборота.
• Образование: высшее, неполное высшее или среднее профессиональное.
• Уверенная работа в 1С: заявки на оплату, справочник контрагентов.
• Быстрая работа в Word, Excel и электронной почте.
• Готовность общаться по телефону — с поставщиками, курьерами, бухгалтериями контрагентов.
• Внимательность к срокам: значительная часть задач привязана к конкретным датам (15 и 25 числа, еженедельный забор корреспонденции).

Будет плюсом: опыт работы с самозанятыми и ИП, опыт в ЭДО (Диадок, СБИС или аналоги).

Условия

• Доход 50 000 ₽ на руки за 20 часов в неделю: оклад 35 000 ₽ + премия 15 000 ₽.
• Частичная занятость, 20 часов в неделю, график обсуждаем.
• Гибридный формат: большую часть задач можно делать удалённо, но еженедельный забор корреспонденции требует присутствия в Санкт-Петербурге.
• Подчинение напрямую руководителю компании.