Бизнес-ассистент руководителя/Executive Assistant

Описание вакансии

Крупное Архитектурное бюро, уже более 15 лет разрабатывает эксклюзивные интерьеры LUX-класса под ключ, работает с ведущими мировыми брендами и фабриками (Америка, Италия, Китай и тд.) в поисках "Бизнес-ассистента".

Роль в системе управления:

Это сильный Executive / Business Assistant — фактически «правая рука» собственника, которая помогает управлять его задачами, информационным потоком и исполнением поручений по нескольким направлениям бизнеса.

Главная цель позиции — снять с собственника необходимость держать в голове десятки проектов, поручений, дедлайнов и регулярных циклов.

Всё, что собственник сказал, поручил или договорился сделать, должно быть зафиксировано, поставлено на контроль и доведено до результата. К собственнику вопрос должен возвращаться тогда, когда действительно требуется его решение или личное участие.

Обязанности:

1. Управление задачами собственника

-Ведение единого реестра задач собственника (полный контроль и управление, напоминания, информирование)

-Постановка поручений исполнителя со сроками.

-Управление всеми циклами текущих открытых задач собственника до полного закрытия с получением результата.

2. Контроль исполнения поручений

-Самостоятельно связываться с исполнителями, руководителями проектов, подразделений и подрядчиками, запрашивать статус, результат и причины задержки.

-При необходимости помогать исполнителю сдвинуть задачу: состыковать людей, собрать информацию, запросить документы, организовать встречу.

3. Совещания и выезды

-Регулярно сопровождать собственника на выездах на объекты — ориентировочно 3 дня в неделю (МСК и МСК область), а также присутствовать на ключевых совещаниях.

-Контроль и управление всеми этапами:

«До встречи» (запросить повестку, понять цель встречи, собрать необходимые материалы и участников, проверить, какие поручения были даны на предыдущей встрече и что из них выполнено.

«Во время встречи»: организовать запись с использованием AI-инструментов, фиксировать решения, договорённости, поручения, ответственных и сроки.

«После встречи»: подготовить короткое содержательное summary, перенести задачи в единую систему контроля и начать follow-up.

К следующему совещанию полноценное понимание: что было поручено, что выполнено, что просрочено, где возникла проблема и где требуется участие собственника.

4. Управление входящим потоком и временем собственника

-Ассистент, как единое координационное окно для значительной части внутренних запросов к собственнику.

-Задача —защищать время собственника, а не создавать бюрократический барьер.

-Понимание цели и потребности запрашиваемых встреч сотрудниками.

-Организация необходимых встреч с собственником, аргументация цели и разъяснение контекста встреч.

5. Подготовка встреч

-Организация встреч с рабочими группами, руководителями проектов, подрядчиками, кандидатами, потенциальными клиентами и партнёрами.

-Информирование собственника перед встречей:

-Повестка, участники, цели и задачи встречи, ожидаемое решение по итогу встречи с участниками.

6. Регулярная управленческая отчётность

-Вести календарь регулярных управленческих циклов задач, проектов.

-Сроки, статусы проектов, отчётность закупок, маркетинга, строительного направления, бюро и других направлений.

-Запрос необходимых отчётов, контроль их готовности, направление собственнику.

7. Операционные поручения собственника

Это отдельная и важная часть работы.

Быстро подхватывать небольшие, но требующие решения задачи, которые постоянно возникают в течение дня у собственника.

Главный принцип: если задача не требует личного решения собственника, ассистент должен стремиться организовать её выполнение самостоятельно и вернуться уже с результатом.

Требования:

• Законченное высшее образование
• Опыт от 5 лет в должности Executive Assistant / Business Assistant у собственника, CEO, управляющего партнёра с сильным административно-операционным опытом.
• Опыт работы в сфере, где одновременно идёт большое количество проектов: девелопмент, строительство, архитектура, консалтинг, инвестиции, проектный бизнес.
• Ключевое качество — способность спрашивать результат с людей. Корректно, профессионально, но настойчиво.
• Высокая системность, хорошая память на контекст, внимание к деталям и способность одновременно держать большое количество открытых циклов задач.
• Умение быстро погружаться в незнакомую тему, задавать правильные вопросы и отличать действительно важное от информационного шума.
• Очень важны высокая скорость работы, психологическая зрелость, спокойствие при постоянно меняющемся расписании, отличная письменная и устная коммуникация.
• Обязательно уверенное владение современными AI-инструментами для записи и анализа встреч, а также системами управления задачами.
• Высокая конфиденциальность, такт и готовность регулярно ездить вместе с собственником по Москве и Московской области.
• Знание английского языка будет преимуществом, но не является обязательным требованием;
• Блестящее владение русским языком, как устным, так и письменным;
• Отличные знания: CRM, excel, презентации, goole-документы, сервисы управления задачами, мессенджеры;

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы: пн-пт, выходные - сб, вс, не нормированный рабочий день;
• Прямое подчинение собственнику компании;
• Высокий уровень зарплаты, оговаривается индивидуально с руководителем на интервью;
• Офис с дизайнерским интерьером в центре Москвы;

Ключевые навыки

• Бизнес-анализ
• Деловая коммуникация
• Административная поддержка руководителя
• Управление бизнес процессами
• Организация совещаний
• Контроль исполнения решений
• Деловая этика
• Аналитическое мышление
• Системный подход
• Навыки межличностного общения
• Навыки переговоров