Менеджер по документообороту

Описание вакансии

Обязанности:

• Координация подписания договорных документов, взаимодействие со смежными отделами по вопросам документооборота.
• Организация хранения документов: систематизация, обеспечение сохранности и быстрого доступа к материалам.
• Подготовка документов к передаче в архив, оформление сопроводительной документации, координация передачи.
• Оформление, организация и контроль своевременной отправки исходящей корреспонденции.
• Ведение реестров отправлений и сопроводительных писем, учёт исходящих документов.
• Работа в информационных системах: 1С:Документооборот, 1С ERP, в сервисе электронного документооборота «Контур.Диадок».
• Ведение табелей учёта рабочего времени сотрудников подразделения, контроль корректности отражённых данных и своевременной передачи в Дирекцию по персоналу.
• Организация процесса оформления выхода нового сотрудника: подготовка и согласование заявок, взаимодействие с кадровой службой и руководителями подразделений.
• Организация проведения совещаний: бронирование переговорных, рассылка приглашений, подготовка необходимых материалов.
• Ведение, оформление и рассылка протоколов совещаний, фиксация принятых решений и поручений.
• Мониторинг исполнения решений по протоколам, координация сроков с ответственными.
• Осуществление согласования заявок на командировки в соответствии с регламентом компании, а также подготовка, формирование и отправка отчётных документов по командировкам.
• Выполнение поручений непосредственного руководителя в пределах должностных обязанностей.

Требования:

• Уверенный пользователь MS Office, Excel, PowerPoint, 1С ERP, Бухгалтерский учет (первичные документы);
• Опыт работы в 1С Документооборот;
• Владение навыками деловой переписки;
• Владение нормами современного русского литературного языка (орфография, пунктуация, грамматика, стилистика);

Условия:

• Работа в стабильной, динамично развивающейся крупной компании;
• Белая заработная плата (оклад + годовая премия + ежегодная индексация);
• Трудоустройство в полном соответствии с ТК РФ с первого рабочего дня, полный социальный пакет (оплачиваемые отпуска и больничные листы);
• ДМС (после 3-х месяцев работы);
• График работы 5/2 с 9-00 до 17-30, офисный формат работы;
• Комфортный офис в 10 минутах ходьбы от станции м. "Нарвская" (БЦ "Петергофский");
• Оплачиваемый отпуск 31 день;
• Возможность постоянно развивать свои профессиональные знания, приобрести навыки эффективной командной работы и карьерный рост.