Бизнес-ассистент руководителя / Офис-менеджер

Описание вакансии

House for Wedding — развивающаяся компания в сфере загородных площадок и организации мероприятий. Мы открываем и развиваем новые объекты, поэтому ищем сильного, самостоятельного и внимательного бизнес-ассистента руководителя, который возьмет на себя организационные, административные и операционные задачи.

Это вакансия для человека, который любит порядок, умеет быстро находить решения, сравнивать варианты, договариваться с подрядчиками и держать под контролем множество задач одновременно.

Условия

• Работа в стабильной и развивающейся компании.
• Формат работы: полностью в офисе, не удаленно.
• График: 5/2, с 10:00 до 18:00 — работа в офисе; с 18:00 до 20:00 — быть на связи по рабочим вопросам.
• Место работы: посёлок Алабушево, Линейный проезд, 18.
• Доход: 100 000 рублей на испытательный срок, после успешного прохождения испытательного срока — 150 000 рублей.
• Дружелюбная рабочая атмосфера, поддержка команды и разнообразные задачи без рутины «только по шаблону».
• Возможность участвовать в открытии и развитии новых загородных площадок.
• Работа напрямую с руководителем и возможность влиять на скорость реализации проектов.

Задачи Бизнес-поручения руководителя

• Искать строительные материалы, подрядчиков, поставщиков и узкопрофильных специалистов для загородных объектов.
• Запрашивать, собирать, анализировать и сравнивать коммерческие предложения.
• Составлять понятные сравнительные таблицы, делать краткие выводы и готовить отчеты для руководителя.
• Контролировать сроки закупок, комплектации, поставок и выполнения работ подрядчиками.
• Участвовать в открытии новых площадок: решать текущие бытовые, организационные и административные вопросы.
• Помогать в работе с несложными юридическими, договорными и документальными вопросами.
• Выезжать на строительные объекты, проводить фотофиксацию, фиксировать статус работ и готовить отчеты.
• Выполнять личные и административные поручения руководителя.
• Работать с конфиденциальной информацией и соблюдать деловую этику.

Организация работы офиса

• Организовывать ежедневную работу офиса и поддерживать порядок.
• Контролировать наличие канцелярии, бытовых товаров, воды, продуктов и расходных материалов.
• Взаимодействовать с клининговыми, сервисными и другими подрядными организациями.
• Контролировать график рабочих встреч, собраний и внутренних задач.
• Организовывать beauty-дни для сотрудниц компании.
• Организовывать мини-корпоративы, поздравления и другие внутренние мероприятия для команды.
• Выполнять текущие административные задачи руководителя и офиса.

Рекламная и подарочная продукция

• Искать поставщиков рекламной, сувенирной и подарочной продукции.
• Контролировать изготовление, брендирование, качество и доставку заказов.

—

• Обеспечивать площадки каталогами, буклетами, визитками и другой печатной продукцией.
• Вести учет, хранение и распределение рекламных материалов и подарочной продукции.
• Контролировать остатки, своевременно формировать заявки на производство и пополнение запасов.

Наш идеальный кандидат

• Имеет опыт работы бизнес-ассистентом, офис-менеджером, администратором или персональным ассистентом от 1 года.
• Умеет самостоятельно организовывать работу, не теряется в большом количестве задач и доводит поручения до результата.
• Имеет грамотную устную и письменную речь.
• Уверенно работает в MS Office и Google Workspace: таблицы, документы, презентации, календарь, почта.
• Умеет собирать информацию, сравнивать предложения, считать бюджеты и готовить наглядные таблицы.
• Внимателен к деталям, соблюдает сроки, умеет напоминать, контролировать и договариваться.
• Готов к выездам на строительные объекты и оперативному решению вопросов на месте.
• Будет преимуществом опыт взаимодействия со строительными подрядчиками, поставщиками, ремонтом, комплектацией объектов или загородной недвижимостью.
• Готов соблюдать конфиденциальность и работать в прямом взаимодействии с руководителем.
• Имеет водительские права категории B и личный автомобиль — будет существенным преимуществом.

Важно Нам нужен не просто сотрудник для заказа воды и канцелярии. Мы ищем человека, который сможет быть надежной правой рукой руководителя: быстро разобраться в задаче, найти несколько вариантов решения, собрать информацию, проконтролировать исполнителей и вернуть результат в срок.

*Если вакансия вам откликается, напишите в сопроводительном письме свои ключевые навыки и ответьте на вопрос: что для вас важнее в работе бизнес-ассистента — скорость или внимание к деталям, и почему?