Офис-менеджер / Административный помощник

Описание вакансии

В нашу компанию требуется офис-менеджер, который возьмёт на себя организацию повседневной работы офиса, делопроизводство и административную поддержку руководства.

У нас небольшой коллектив (3–5 человек), поэтому мы ищем не просто исполнителя отдельных поручений, а самостоятельного, ответственного и организованного сотрудника, который сможет поддерживать порядок в документах, эффективно решать текущие вопросы и создавать комфортные условия для работы.

Нам важно, чтобы человек умел проявлять инициативу, замечать возникающие задачи и решать их без необходимости постоянного контроля.

Чем предстоит заниматься Делопроизводство и работа с документами:

• Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции.
• Подготовка, составление и оформление деловых писем, запросов, уведомлений и других документов.
• Работа с электронной почтой: обработка входящих сообщений, подготовка ответов, контроль переписки.
• Систематизация, сканирование, хранение и архивирование документов.
• Работа с первичной документацией: счета, акты, УПД и другие документы, передача их в бухгалтерию.
• Контроль сроков исполнения поручений и подготовки ответов на корреспонденцию.
• Поддержание порядка в электронном и бумажном документообороте.

Административно-хозяйственное обеспечение офиса:

• Организация бесперебойной работы офиса и решение текущих хозяйственных вопросов.
• Закупка канцелярских товаров, продуктов, воды, бытовой химии и других расходных материалов.
• Организация уборки помещений, взаимодействие с клининговыми службами.
• Организация питания сотрудников: заказ и доставка обедов, поддержание порядка в офисной кухне.
• Контроль состояния офисной техники и оборудования, организация обслуживания и ремонта.
• Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и обслуживающими организациями.
• Контроль административных расходов и подготовка счетов на оплату.

Организационная поддержка:

• Организация командировок: бронирование авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц, трансферов.
• Организация почтовых и курьерских отправлений, оформление сопроводительных документов, отслеживание доставок.
• Подготовка переговорных комнат, организация встреч и приём посетителей.
• Ведение календарей, рабочих таблиц и списков.
• Контроль исполнения отдельных поручений руководства.
• Выполнение других текущих организационных и административных задач в рамках должности.

Что мы ожидаем

• Опыт работы офис-менеджером, секретарём, делопроизводителем или административным помощником.
• Отличная грамотность, уверенное владение деловым русским языком и навыки составления официальных писем.
• Уверенное знание Microsoft Word, Excel, электронной почты и офисных программ.
• Умение грамотно организовать документооборот и поддерживать порядок в документах.
• Навыки самостоятельного поиска информации и решения организационных вопросов.
• Ответственность, аккуратность, пунктуальность и внимание к деталям.
• Умение планировать рабочее время, расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач.
• Доброжелательность, коммуникабельность, тактичность.

Будет преимуществом:

• Опыт работы с системами электронного документооборота.
• Умение пользоваться современными цифровыми инструментами и ИИ-сервисами для решения рабочих задач.
• Опыт административной поддержки руководителя.
• Хозяйственность, умение организовать уют и комфорт в небольшом офисе.
• Умение и желание при необходимости приготовить несложный обед для небольшого коллектива (не является обязательным требованием).

Мы предлагаем

• Стабильную своевременную заработную плату (ориентир - 100 000 рублей на руки, конкретный размер обсуждается с успешным кандидатом).
• Работу в офисе в Москве, рядом с м. Братиславская.
• График работы 5/2, полный рабочий день.
• Возможность частично удалённой работы обсуждается индивидуально, с учётом характера выполняемых задач и необходимости присутствия в офисе.
• Небольшой дружный коллектив (3–5 человек).
• Прямое взаимодействие с руководством компании.
• Разнообразные задачи и возможность самостоятельно выстраивать организационные процессы.
• Стабильную работу в компании, занимающейся авиационной деятельностью.

Кого мы хотим видеть в команде Нам подойдёт человек, который любит порядок, умеет грамотно работать с документами, не теряется при возникновении нестандартных ситуаций и способен самостоятельно организовать работу.

Мы ценим инициативность, здравый смысл, ответственность и готовность доводить начатое до результата.

Если вам нравится создавать порядок, обеспечивать комфортную рабочую атмосферу и быть человеком, на которого можно положиться, будем рады знакомству!

Ключевые навыки

• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Бумажный документооборот
• Взаимодействие с курьерскими службами
• Прием посетителей
• Деловое общение
• Документооборот
• Деловая переписка
• Написание текстов
• Работа с оргтехникой
• Электронный документооборот
• Первичная бухгалтерская документация
• Хозяйственное обеспечение офиса
• Электронный архив