Бизнес-ассистент в кластер Коммерция

Описание вакансии

Обязанности:

• Обеспечивать организационную и информационную поддержку руководителя и сотрудников кластера Коммерция, контролировать сроки поручений и движение документов, координировать административные вопросы.
• Вести календарь, согласовать встречи, готовить материалы к совещаниям и совету директоров, оформлять презентации.
• Фиксировать задачи, сроки и ответственных, собирать статусы и информировать руководителя об отклонениях.
• Оформлять документы, сопровождать согласования договоров, счетов и доверенностей, контролировать подписание и возврат документов, оформлять заявки на оплату в БитФинанс.
• Покупать билеты, бронировать гостиницы и транспорт, составлять маршруты, оформлять командировочные документы и заявки на выдачу средств под отчёт.
• Собирать и сверять информацию, обновлять и направлять регулярные отчёты, расчет цены по установленной методике.
• Координировать закупки канцтоваров, мебели и офисных расходных материалов, работу клининга, получение оборудования для новых сотрудников, продление обслуживающих договоров и электронных подписей.
• Организовывать мероприятия, конкурсы для сотрудников кластера, собирать списки участников обучения, размещать публикации и поддерживать актуальность информации на корпоративном портале.
• Находить информацию, подготавливать справочные материалы и выполнять другие поручения руководителя в рамках должности.

Требования:

• Высшее образование; опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя или координатором с сопоставимым функционалом.
• Уверенное владение Excel, Word, PowerPoint, электронной почтой и календарём; умение работать с таблицами и оформлять документы и презентации.
• Опыт работы в системах электронного документооборота и управления задачами; знание Битрикс24, Directum и 1С будет преимуществом.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки, протоколирования встреч и взаимодействия с руководителями и смежными подразделениями; умение расставлять приоритеты, контролировать сроки, вести несколько задач одновременно и доводить поручения до результата; внимательность к документам и цифрам, умение проверять полноту и корректность сведений, соблюдать конфиденциальность.
• Самостоятельность, ответственность, тактичность, инициативность и готовность быстро осваивать новые инструменты.

Условия:

• График: 5/2 с 8 до 17 часов.
• Испытательный срок: 3 месяца.
• Оформление: по ТК РФ.
• Зона с кофе-машиной и сладостями.
• ДМС: после испытательного срока.
• Обучение: кадровый резерв, доступ к профильным курсам, вебинарам, участие в конференциях.
• Корпоративные мероприятия: съезды, спортивные мероприятия, подарки детям и другие активности.

Ключевые навыки

• Деловая коммуникация
• Ведение переписки
• Планирование рабочего дня руководителя
• Управление временем
• Умение работать в коллективе
• Навыки межличностного общения
• Расстановка приоритетов
• Планирование
• Стратегическое мышление
• Навыки переговоров
• Деловая этика
• Мониторинг рынка