Секретарь-делопроизводитель

Описание вакансии

ЧОП" Глав УпДК-Безопасность" предоставляющий услуги по охране объектов МИД (Министерство иностранных дел) приглашают на работу Секретаря!

Обязанности:

• Работа с корреспонденцией. Приём, регистрация входящей и исходящей почты, распределение документов по отделам.
• Документооборот. Передача документов на исполнение, контроль за сроками их прохождения и исполнения.
• Оформление документов. Составление проектов приказов, договоров, справок, выписок. Проверка правильности оформления: наличие подписей, виз, приложений.
• Учёт и систематизация. Ведение журналов, картотек или электронных баз для учёта документов. Формирование исполненных документов в дела по утверждённой номенклатуре.
• Подготовка к хранению. Проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, передача дел в архив организации.
• Справочная работа. Подготовка справок, выписок, ответов на запросы руководства или сотрудников.
• Взаимодействие. Координация с подразделениями по вопросам документооборота, помощь в решении рабочих задач.
• Дополнительные задачи. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, подготовка материалов по итогам, работа с почтовыми и курьерскими службами.
• Обеспечение сохранности. Принятие мер для защиты документов, соблюдение правил конфиденциальности и уровней доступа.
• Организационная поддержка. Помощь руководителю в планировании рабочего времени, организация приёма посетителей, ведение органайзера.
• Работа с системами. Владение офисными программами, системами электронного документооборота (например, 1С:Документооборот), базами данных.
• Участие в организационных процессах. Например, размещение документов на сайте организации, участие в инвентаризационных мероприятиях.

Требования:

• Отличное знание 1 С , электронный документооборот.
• Внимательность, ответственность, коммуникабельность.

Условия:

• Полное трудоустройство (отпуск, больничный лист).
• График работы 5\2 с 09.00 до 18.00, пятница до 17.00.
• Офис находится м. Чистые пруды, в октябре переезд м. Сухаревская.
• Дружный коллектив, чай, кофе.
• Огромная просьба присылать резюме с фото.

Ключевые навыки

• Деловое общение
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Исходящая документация
• Офисная техника
• Работа с документами
• исполнение поручений руководителя