Секретарь/офис-менеджер

Описание вакансии

Мы ищем отзывчивого и организованного специалиста, который сделает жизнь нашей команды комфортнее, а офис — уютным и хорошо налаженным пространством. Если вы любите порядок, умеете держать в голове сотню мелочей и легко находите общий язык с людьми — эта роль точно для вас!

Вы станете незаменимым звеном нашей команды и будете:

• вести документооборот — аккуратно и без задержек;
• организовывать работу двух курьеров и держать руку на пульсе их задач;
• заботиться о благополучии офиса: закупать всё необходимое — от стильных канцелярских принадлежностей и ароматного кофе до бытовой химии и оргтехники;
• тепло встречать гостей и помогать им сориентироваться — создавать с первой минуты приятное впечатление о компании;
• ловко управлять расписанием переговорных: бронировать комнаты и координировать встречи так, чтобы всё шло как по нотам;
• принимать и грамотно распределять входящие звонки — быть «голосом» компании (у нас их совсем немного);
• следить за исправностью оргтехники и кофемашины — и при необходимости оперативно вызывать мастера;
• поддерживать чистоту и уютную атмосферу в офисе — и при необходимости звать на помощь специалистов;
• информировать коллег о важных мероприятиях и нюансах рабочих процессов;
• помогать новым сотрудникам быстро освоиться и почувствовать себя частью команды;
• выполнять поручения руководства и легко взаимодействовать с коллегами из всех отделов;
• подменять помощника генерального директора во время её отпуска — и делать это так же безупречно!

Кого мы ищем

Нам подойдёт человек, который:

• уже работал администратором, офис‑менеджером или на похожей позиции хотя бы год и знает, как устроен офисный ритм;
• имеет оконченное высшее образование;
• уверенно пользуется Microsoft Office (Word, Excel и GoogleTab, Outlook) и быстро осваивает новые инструменты;
• умеет держать в фокусе несколько задач сразу и не упускать детали;
• отличается ответственностью и дисциплиной — мы ценим тех, кто выполняет обещания;
• говорит и пишет грамотно, соблюдает нормы делового этикета и умеет общаться тактично и чётко;
• позитивен и готов делать наш офис местом, где хочется работать!

Что мы предлагаем:

• Всё по‑честному и по закону. Оформляем по ТК РФ с первого дня, оплачиваем отпуск (28 дней — целый месяц отдыха!), больничные и прочие приятные формальности.
• Офис, до которого не нужно ехать полдня. Всего минута пешком от м. Беговая — вы даже не успеете проголодаться по пути!
• График, который не съест Вашу жизнь. Работаем из офиса 5/2, с 10:00 до 19:00, без удалёнки и гибрида - мы за живое общение.
• Зарплата без сюрпризов. Полностью «белая», официальная и приходит строго в срок — никаких «завтра» и «почти».

Забота, которая чувствуется.

• дарим подарки на дни рождения и важные события;
• предоставляем полис ДМС со стоматологией;
• вежливо, но твёрдо отправляем лечиться домой, если вы чуть‑чуть приболели (мы серьёзно: здоровье важнее!);

Жизнь вне рабочих задач.

• корпоративные праздники, мероприятия и «happy пятницы», настолки по пятницам — чтобы смеяться, общаться и заряжаться энергией;
• билеты на крутые события, которые организует компания — будет, что вспомнить!
• Команда и руководство, с которыми хочется работать. Здесь ценят инициативу, поддерживают идеи и не забывают шутить. В общем, всё как мы любим!

P.S. Если вы дочитали до конца и улыбнулись — мы уже на одной волне!

Ключевые навыки

• Документооборот
• Грамотная речь
• Прием посетителей
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Организаторские навыки
• Исполнительность
• Доброжелательность
• Коммуникабельность
• Деловой этикет
• Деловая переписка