Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Предприятие транспортного машиностроения.

Место работы : Дер.Малое Забородье Ломоносовского р-на Ленинградской области.

Обязанности:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

помощника (ассистента) руководителя

1. Общие положения 1.1. Помощник руководителя относится к категории специалистов, назначается на должность и освобожняется от нее приказом руководителя организации.

1.2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю предприятия (генеральному директору).

1.3. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (бакалавриат). Требования к стажу работы устанавливаются индивидуально, рекомендуется наличие опыта работы в сфере документационного, организационного и информационного обеспечения деятельности руководителя не менее 1–3 лет.

1.4. В период отсутствия помощника руководителя его права и обязанности переходят к иному должностному лицу, назначенному приказом по организации.

1.5. Помощник руководителя в своей деятельности руководствуется:

• законодательством Российской Федерации;
• Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
• приказами и распоряжениями руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.6. Помощник руководителя должен знать:

• порядок обращения с документами, основы делопроизводства и отчетной документации;
• организационно-штатную структуру предприятия;
• правила делового общения и этикета;
• порядок заключения и исполнения договоров;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи и оргтехникой;
• основы работы в текстовых редакторах, электронных таблицах и специализированных программах (1С, Excel);
• основы производственной деятельности машиностроительного предприятия (по мере входа в должность).

2. Должностные обязанности На помощника руководителя возлагаются следующие функциональные обязанности:

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
• Планирует рабочий день руководителя: разрабатывает и согласовывает график проведения встреч, совещаний, переговоров, приемов, деловых поездок и иных мероприятий.
• Организует телефонные переговоры руководителя, включая видео-конференцсвязь, отвечает на внешние телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию, освобождая рабочее время руководителя.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия для эффективной работы.

2.2. Документационное обеспечение

• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с решением руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, служебные записки, отчеты, деловые письма и другие документы.
• Ведет делопроизводство, регистрирует и учитывает документы, переданные на подпись руководителю.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.3. Подготовка и проведение мероприятий

• Выполняет работу по подготовке заседаний, совещаний, встреч и переговоров, проводимых руководителем: собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени, месте и повестке дня.
• Участвует в переговорах руководителя по поручению, ведет протоколы и другие документы, фиксирующие ход и результаты встреч и заседаний.

2.4. Контроль и координация

• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия приказов, распоряжений и поручений руководителя, а также за соблюдением сроков их выполнения.
• Доводит до сведения работников структурных подразделений указания и распоряжения руководства, под роспись.
• Координирует взаимодействие между подразделениями предприятия по поручению руководителя.

2.5. Организация поездок и приема посетителей

• Организует командировки, служебные поездки и телемосты руководителя: заказывает билеты, бронирует гостиницы, оформляет необходимые документы, оказывает техническую поддержку.
• Организует прием посетителей, в том числе соискателей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Записывает посетителей на личный прием к руководителю.

2.6. Информационно-аналитическая поддержка

• Собирает, обрабатывает и структурирует необходимую информацию по поручению руководителя, в том числе путём телефонных переговоров.
• Готовит и предоставляет руководителю аналитические, информационные и справочные материалы, краткие обзоры, информационные справки.

2.7. Операционная поддержка и выполнение поручений

• Выполняет отдельные служебные (рабочие и личные) поручения руководителя.
• Самостоятельно и под свою ответственность руководит организационными проектами и проектами по развитию бизнеса, которые поручены руководителем.
• Участвует в реализации других отдельных проектов руководителя (например, выбор подрядчиков, поиск поставщиков, созвон с членами кластера).

3. Требования к квалификации 3.1. Образование: высшее профессиональное образование (бакалавриат).

3.2. Опыт работы: рекомендуется стаж работы по специальности не менее 1–3 лет.

3.3. Профессиональные навыки:

• уверенное владение ПК, офисным пакетом программ (Word, Excel, PowerPoint);
• знание программ 1С (желательно);
• навыки делового общения и ведения переговоров;
• навыки планирования и организации рабочего времени;
• способность работать в режиме многозадачности.

3.4. Личные качества: высокая исполнительность, ответственность, организованность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение быстро обучаться.

-Прием звонков заместителя директора и генерального директора

-Исполнение поручений генерального директора

-Работа по подбору кадров

-Составление документов (договора, письма, акты)

-Отгрузочные документы на прицепы (с обучением)

-Поиск и выставление счетов на материалы, комплектующие

-Поиск подрядчиков на авито и других ресурсах

-Ведение документооборота

-Ведение базы данных обращений

-Регистрация деклараций о соответствии (с обучением)

Требования:

• Желательно Высшее техническое образование, или высшее юридическое образование, или высшее экономическое образование или высшее образование по менеджменту (желательно навыки инженера, технолога, техника, юриста, управленца)
• Опыт работы с документами, скорость печати на компьютере 120-240 знаков в минуту
• Аналитические способности, способность принимать самостоятельно оптимальные решения в пределах полномочий
• Практическое знакомство с бережливым производством
• Способность к планированию, стремление занять должность начальника отдела управления или заместителя генерального директора
• Опыт ведения деловой переписки на всех уровнях, общая грамотность

-Умение работать в режиме многозадачности

• Хорошее здоровье, высокий уровень когнитивных функций

Условия:

• Предприятие транспортного машиностроения.
• Завод по производству транспортных средств, узлов и агрегатов.
• Работа на территории работодателя.
• Пятидневная рабочая неделя.
• Оформление официальное (Трудовой договор).
• Частичная компенсация дорожных расходов.

Бесплатное горячее питание (обед)

Ключевые навыки

• Документооборот
• Работа с большим объемом информации
• Делопроизводство
• Деловая переписка
• Деловое общение
• Исполнение личных поручений руководителя
• Заключение договоров
• Бизнес-планирование
• Работа с оргтехникой
• Административная поддержка руководителя
• Организаторские навыки
• Контроль исполнения решений
• Поиск информации в интернет
• Телефонные переговоры
• Навыки межличностного общения
• Кадровое делопроизводство
• Организация мероприятий
• Руководство коллективом