Личный ассистент / помощник

Описание вакансии

Личный помощник (нотариус, СПБ)

Оклад: 60 000 – 80 000 ₽ + премия 5 000 – 15 000 ₽ по результатам работы

Занятость: частичная (6–8 часов в день, ориентировочно 9:00–14:00), но мы отдаём предпочтение кандидатам, которые свободны и готовы рассмотреть переход на полную занятость и полную ставку по мере роста объёма задач

Формат работы: постоянное место работы (контора + квартира) с периодическими разъездами по рабочим поручениям

Место работы: м. Фрунзенская (Санкт-Петербург)

Оформление: в штат, испытательный срок от 1 дня до 2 недель

О компании и руководителе

Нотариальная контора. Руководитель — нотариус, помимо основной деятельности ведёт преподавание, выступает на конференциях и пишет книги, поэтому личный помощник берёт на себя весь бытовой и организационный контур, чтобы освобождать время для профессиональных задач. В коллективе ценят порядок, точность и спокойную деловую атмосферу — контора работает по чек-листам, все процессы выстроены и понятны.

Формат занятости

Ищем человека, который может уделять работе основное время и внимание, не совмещая её с несколькими другими активностями — важна доступность и возможность быстро включиться в задачу. Начинаем с частичной занятости (9:00–14:00), но если помощник хорошо справляется и берёт на себя больше задач, занятость и оплата увеличиваются до полной. Приоритет — кандидатам, свободным для роста нагрузки, а не ищущим подработку на пару часов.

Место работы и разъезды

Основное место работы — контора и квартира руководителя, расположенные рядом у метро. Формат не полностью кабинетный: потребуются периодические выезды — в другую квартиру (доставляет водитель), к мастерам и подрядчикам по бытовым вопросам, иногда — на другие объекты по поручению.

Обязанности

• Открывать контору к началу рабочего дня: проверять наличие канцелярии, порядок в помещении, работу увлажнителей, термопота и роботов-пылесосов, вовремя менять фильтры.
• Контролировать своевременный приход сотрудников на работу.
• Работать с почтовой корреспонденцией: отправка и получение писем, регистрация входящей корреспонденции в специальной программе.
• Вести архив: формировать, прошивать документы и составлять опись (регулярно, например по вторникам).
• Вести учёт мелких коммунальных расходов, взаимодействовать с управляющей компанией по бытовым вопросам (ремонт техники, вызов мастеров и т.д.).
• Контролировать работу домработницы и подрядчиков (клининг, химчистка, сервис техники), составлять и соблюдать графики обслуживания.
• Выполнять бытовые поручения по квартире: закупка расходных материалов, разбор гардероба, координация с водителем по логистике.
• Информировать руководителя только по срочным вопросам — коротко, текстом в мессенджере.

Требования

• Активность и инициативность — умение самостоятельно видеть задачу и решать её, не дожидаясь подробных инструкций.
• Стрессоустойчивость — способность спокойно и без токсичности обсуждать неприятные моменты.
• Коммуникабельность — бесконфликтное общение с подрядчиками и обслуживающим персоналом.
• Порядочность, честность, отсутствие склонности к недосказанности.
• Уверенное владение Excel; плюсом будет опыт работы с Битрикс24 или готовность быстро освоить внутренние программы.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Опрятный внешний вид.
• Готовность к периодическим разъездам по рабочим поручениям.

Условия

• Официальное трудоустройство (в штат).
• Старт с частичной занятости (6–8 часов в день), с перспективой перехода на полную по мере роста задач.
• Оклад 60 000–80 000 ₽ в зависимости от объёма задач + премия 5 000–15 000 ₽ по результатам эффективности.
• Испытательный срок — от 1 дня до 2 недель.
• Место работы — офис и квартира руководителя, периодические выезды по поручению.
• В среднем 1–2 раза в месяц может потребоваться решить срочный вопрос вне графика (в том числе в выходной день) — это исключение, а не постоянная практика.

Ключевые навыки

• Исполнение личных поручений руководителя
• Планирование рабочего дня руководителя
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Организация деловых поездок
• Контроль исполнения решений
• Деловая переписка
• Деловое общение
• исполнение поручений руководителя
• Административная поддержка руководителя
• Умение работать в коллективе
• Организаторские навыки
• Организация встреч
• Навыки межличностного общения
• Точность и внимательность к деталям
• Поиск информации в интернет
• Телефонные переговоры
• Деловая коммуникация