Личный ассистент собственника/Personal assistant

Описание вакансии

SCHWARZ — бренд электроинструментов для дома, дачи и строительства, представленный на Ozon и Wildberries. С 2023 года мы выросли до оборота более 500 млн рублей в месяц, расширили ассортимент с 5 до 100+ SKU и собрали команду из 50+ человек.

Сегодня SCHWARZ входит в топ-5 продавцов DIY на маркетплейсах.

Мы продолжаем развивать бренд, расширять ассортимент и выстраивать процессы, которые соответствуют масштабу бизнеса. Наша цель — стать бизнесом №1 на рынке DIY в России.

Мы ценим инициативу, ответственность и готовность предлагать решения. Поддерживаем профессиональный рост сотрудников и даём больше ответственности тем, кто показывает результат и хочет двигаться дальше.

О позиции

Ищем личного ассистента собственника бизнеса, который поможет освободить время руководителя от операционной рутины и возьмёт на себя полный цикл задач: от постановки до результата.

Это не позиция классического помощника, который только выполняет поручения. Нам нужен человек, который умеет самостоятельно разобраться в задаче, найти решение, организовать процесс и довести его до конца.

Роль сочетает:

• 70% личного контура: дом, быт, автомобиль, поездки, организация личных задач;
• 30% рабочего контура: календарь, таблицы, сбор данных, контроль процессов.

Главный результат работы — собственник бизнеса тратит минимум времени на операционные вопросы и может сосредоточиться на стратегических задачах.

Чем предстоит заниматься:

Личный контур:

• Организация бытовых задач: поиск подрядчиков, сравнение предложений, контроль выполнения работ;
• Работа с сервисами: клининг, ремонт, обслуживание техники, химчистка;
• Контроль автомобиля: сервис, мойка, шиномонтаж, взаимодействие с подрядчиками;
• Подбор и покупка вещей, техники, услуг по заданным критериям;
• Организация поездок: билеты, отели, маршруты, трансферы;
• Подбор врачей, запись на приёмы, организация медицинских вопросов;
• Контроль личных документов и регулярных задач.

Рабочий контур:

• Ведение календаря руководителя: встречи, логистика, напоминания;
• Работа с таблицами и реестрами;
• Сбор информации и подготовка сводок по заданным шаблонам;
• Работа с таск-системой: постановка, контроль сроков, статусы задач;
• Подготовка материалов по поручениям руководителя.

Дополнительно:

• Возможны поездки по Москве и командировки в другие города для решения конкретных задач: осмотр объекта, встреча с подрядчиком, сбор информации.

Что для нас важно:

• От 2 лет опыта в роли личного ассистента, помощника руководителя, координатора проектов или администратора;
• Опыт работы с широким кругом задач, где нужно самостоятельно организовывать процессы;
• Водительские права категории B, стаж от 2 лет;
• Готовность управлять автомобилем работодателя;
• Уверенное владение Google Таблицами: фильтры, сортировка, базовые формулы, ведение реестров;
• Опыт работы с таск-системами (Asana или аналоги);
• Умение работать с календарями;
• Уверенное использование ИИ-инструментов (ChatGPT, Claude или аналоги) для поиска информации, анализа данных и подготовки документов;
• Грамотная письменная речь.

Личные качества:

• Высокая самостоятельность и ответственность за результат;
• Проактивность: видите проблему и предлагаете решение до того, как вас попросили;
• Умение держать много задач одновременно и ничего не терять;
• Умение искать оптимальные решения и договариваться с подрядчиками;
• Спокойная реакция на нестандартные ситуации;
• Готовность работать с прямой обратной связью;
• Умение соблюдать конфиденциальность;
• Опыт в малом или среднем бизнесе будет преимуществом.

Условия:

• Заработная плата. 100 000 ₽ оклад + KPI до 20 000 ₽. KPI привязан к результату работы: соблюдение сроков, качество выполнения задач и уровень самостоятельности.
• Испытательный срок. 3 месяца по ТК. На период испытательного срока оценивается способность самостоятельно принимать задачи, разбирать накопленный бэклог и выстраивать систему работы.
• Формат работы. Гибридный формат работы.
• Локация. Москва, преимущественно ЗАО. Основной объём задач связан с районами Фили-Давыдково, Кунцево, Крылатское, Славянский бульвар, Парк Победы, Багратионовская.
• График работы. Гибкий график без привязки к фиксированному времени в офисе. Мы оцениваем результат работы, а не количество часов. Важно самостоятельно планировать задачи и доводить их до результата.
• Доступность. Необходима готовность быть на связи с 8:00 до 22:00, включая выходные. Речь не о постоянной работе в это время, а о возможности оперативно реагировать на срочные задачи.
• Командировки. Возможны поездки в другие города и страны: осмотр объектов, встречи с подрядчиками и решение задач на месте.

Если вам интересна роль, где результат измеряется не количеством выполненных поручений, а тем, насколько больше времени появляется у руководителя для развития бизнеса, будем рады познакомиться!