Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Ищем ассистента, который умеет доводить задачи до результата и держать под контролем процессы.

Что нужно будет делать:

Организация работы руководителя

• Ведение календаря и графика
• Планирование встреч, звонков, мероприятий
• Приоритизация задач и контроль расписания
• Напоминания о встречах и дедлайнах
• Подготовка к встречам (материалы, повестка)

Работа с задачами и командой

• Передача задач от руководителя команде
• Контроль сроков исполнения
• Доведение задач до результата без постоянного контроля
• Организация внутренних коммуникаций
• Сбор и структурирование информации

Подрядчики и внешние задачи

• Поиск и подбор подрядчиков
• Сравнение предложений
• Ведение переговоров (базовый уровень)
• Контроль качества выполнения работ

Поездки и мероприятия

• Организация командировок «под ключ»
• Бронирование билетов, отелей
• Планирование маршрутов
• Подготовка документов для поездок
• Сопровождение руководителя при необходимости
• Организация встреч и мероприятий (рабочих и личных)

Личные поручения

• Организация бытовых вопросов (уборка, сервисы, доставки)
• Оплата счетов, контроль расходов
• Покупка товаров и подарков
• Организация личного графика (врачи, спорт, отдых)
• Выполнение личных поручений
• Решение нестандартных задач «под ключ»
• Возможны задачи: отвести и забрать ребенка с секций, организовать личные процессы (дни рождения, путешествия с семьей и другие)

Требования

• Опыт работы личным и бизнес ассистентом
• Готовность к разъездному формату
• Умение работать в режиме многозадачности

Личные качества:

• Скорость ( в ответах на сообщения, мышление)
• Пунктуальность
• Ответственность
• Самостоятельность
• Презентабельный и опрятный внешний вид
• Умение брать инициативу и предлагать решения
• Если задача поставлена — контролировать её выполнение до результата

Условия

• Формат: разъездной + офис
• График: 7/0, важно быть на связи и оперативно реагировать
• В выходные без разъездов, но возможны задачи онлайн
• Испытательный срок: 3 месяца
• Оплата обсуждается индивидуально с каждым кандидатом
• Своевременные выплаты 2 раза в месяц

Этапы отбора

• Онлайн собеседование
• Собеседование с руководителем

Если откликается вакансия, то напишите в сопроводительном письме:

Свою самую непростую ситуацию из опыта ( что было и как смогли ее решить)

Ваши зарплатные ожидания.

Кандидаты, которые ответят на данные вопросы буду рассмотрены в первую очередь

Ключевые навыки

• Работа с большим объемом информации
• Деловое общение
• Исполнение личных поручений руководителя
• Административная поддержка руководителя
• Организация встреч
• Организация мероприятий
• Умение планировать