Бизнес-ассистент (логистика)

Описание вакансии

Мы — логистическая компания с центральным офисом в Челябинске. Наша команда — это около 300 человек, 26 филиалов в 26 городах. Второй ключевой транспортный хаб — Москва. У компании есть собственный транспорт, ремонтная база и склады.

Ищем в команду профессионала, для которого роль бизнес-ассистента руководителя — это позиция с высокой степенью доверия и вовлечённости. Нам нужен человек, который поможет выстроить процессы с нуля, а не просто будет следовать готовым инструкциям. Тот, кто поможет руководителю системно управлять календарём, встречами и потоком обращений — и освободит его от бизнес и части личных задач.

Основные задачи бизнес-ассистента:

1. Календарь и приоритеты.

• Предложить несколько простых инструментов календаря, выбрать вместе с руководителем удобный вариант, настроить его и поддерживать в актуальном состоянии.
• Планировать встречи, совещания, важные задачи и напоминания. Согласовать с руководителем приоритеты: деньги, риски и срочность, клиенты, узкие места в процессах.

2. Поток обращений и защита времени.

• Регулировать поток сотрудников и посетителей, перенаправлять вопросы на подходящий уровень. Не вводить жёсткие часы приёма и не делать руководителя недоступным для команды.
• Помочь внедрить понятные границы, чтобы у руководителя была возможность сосредоточиться на стратегических задачах.

3. Совещания, поручения и контроль договорённостей.

• Присутствовать на всех совещаниях с участием руководителя: фиксировать решения, ответственных и сроки.
• Переносить договорённости в систему/календарь.
• Напоминать о сроках и руководителю, и ответственным сотрудникам.
• Добиваться получения результата, не подменяя ответственность руководителей подразделений.
• Доносить до команды управленческие решения и изменения, учитывая, что позиция руководителя может корректироваться.

4. Общекорпоративные встречи и презентации.

• Организовать презентацию стратегии для компании: участники, приглашения, программа, сбор материалов, координация выступающих, единое оформление и проведение.
• Помогать руководителю с содержанием и визуальной подачей: усиливать акценты, структурировать материал, при необходимости — оформлять самостоятельно или находить внешнего исполнителя.
• Постепенно сформировать корпоративный визуальный стиль.
• В дальнейшем — организовывать регулярные встречи всей компании с отчётами и презентациями руководителей, приводить материалы к единому формату.

5. Отчётность и управленческая информация.

• Собирать у руководителей ключевые показатели и отчётность, готовить для руководителя краткие сводки.
• Оценить текущий формат отчётности и предложить более удобный, если это действительно упростит работу.

6. Bitrix24 и техническая координация.

• Помочь освоить Bitrix24: настроить работу на телефоне и компьютере, объяснить основные действия. Поддерживать систему, помогать в освоении, внедрять в ежедневные процессы руководителя и команды.
• Устанавливать и настраивать нужные инструменты: VPN, Telegram, Яндекс Мессенджер и другие приложения; при необходимости переносить данные на новый телефон.
• Координировать технических специалистов и подрядчиков (не обязательно решать всё самостоятельно).Пример: восстановить удаленный доступ к видеонаблюдению в филиалах.

7. Представительство и внешние активности.

• Подбирать отраслевые мероприятия, бизнес-клубы и площадки для продвижения компании.
• Готовить материалы и организационно сопровождать участие руководителя.
• Организовывать встречи и сопровождение значимых гостей, включая логистику, трансфер, ожидание, гостиницу.

8. Личные поручения (максимум 25%).

• Заказывать цветы, бронировать рестораны, организовывать записи (стоматолог и др.) с внесением в календарь и напоминаниями.
• Бронировать гостиницу в Москве и оперативно менять планы.
• Выполнять поручения: привезти/забрать вещи, передать документы.
• Решать небольшие бытовые вопросы в офисе.

9. Транспорт.

• Уверенное вождение — существенное преимущество (не основная функция).
• Компания компенсирует топливо и разумные расходы.
• Для поездок за город может быть предоставлен автомобиль компании (включая крупные классы Land Cruiser / Kia Mohave).

Требования к кандидату:

• Опыт: от 1-2 лет работы с задачами, командой и подрядчиками.
• Эффективная работа в многозадачной среде, структурирование информации, расстановка приоритетов без хаоса, уверенная деловая коммуникация на любом уровне.
• Способность быстро разбираться в новых программах и организовывать работу других специалистов.
• Ответственность, системность, внимание к деталям, стрессоустойчивость, самостоятельность.
• Ориентация на результат: при сложном поручении искать варианты решения, своевременно сообщать о рисках и приходить с вариантами, а не с оправданиями.
• Пунктуальность и быстрая реакция на обращения руководителя.
• Опрятность, аккуратность, презентабельность — ассистент представляет руководителя и компанию.
• Здоровая инициатива: предлагать улучшения, не переходя границы и не навязываясь.

Условия:

• Оформление: ТК РФ.
• З.П.: от 80.000 до 100.000 руб. на руки, обсуждается финально по итогам собеседования.
• Формат: полная занятость, 5/2, с 8:30 до 17:30, в офисе
• Регулярная работа по выходным не планируется.
• Возможны командировки.
• Работа напрямую с первым лицом. Высокий уровень доверия

Почему у нас хочется работать:

• Реальное участие в развитии компании.
• Полное погружение в операционные процессы с первого дня через плотную работу с руководителем.
• Расширение зоны ответственности и переход к самостоятельному управлению процессами и проектами.

У компании есть успешная футбольная/мини-футбольная команда, более 5 лет участвующая в чемпионате России. От ассистента ожидаем помощи в развитии спортивной культуры: организовывать поддержку команды, болельщиков, атрибутику и коммуникации. Участие ассистента в мероприятиях выходного дня — приветствуется!

Ждём ваших откликов!

Ключевые навыки

• Деловое общение
• Документооборот
• Деловая коммуникация
• Обучение и развитие
• Деловая переписка
• Аналитическое мышление
• Поиск информации в интернет
• Точность и внимательность к деталям
• Исполнение личных поручений руководителя
• Организаторские навыки
• Подготовка презентаций
• Сбор и анализ информации