Персональный ассистент руководителя

Описание вакансии

Компания Arsenal является крупным девелопером в сфере жилищного строительства Санкт-Петербурга и ОАЭ. На рынке недвижимости более 27 лет.

В связи с развитием новых проектов мы ищем проводим конкурс на замещение вакансии личного помощника топ-менеджера группы компаний

Обязанности:

Организация работы руководителя

• Планирование рабочего дня, ведение расписания, организация встреч, переговоров и приема посетителей
• Полное сопровождение командировок и поездок: билеты, отели, визиты партнеров, сопутствующие документы
• Обработка всех входящих запросов на имя руководителя и обеспечение своевременной обратной связи
• Поддержание коммуникации между руководителем, сотрудниками и внешними партнерами
• Подготовка документов к рассмотрению, сбор и анализ информации, подготовка аналитических и справочных материалов
• Систематизация, хранение и ведение документов руководителя
• Ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений

Поддержка публичной активности руководителя

• Подготовка материалов для публикаций и выступлений руководителя
• Помощь в ведении профессиональных страниц и каналов руководителя
• Адаптация текстов и сообщений в соответствии со стилем и позицией руководителя
• Мониторинг обратной связи и подготовка сводок по реакциям аудитории
• Использование современных цифровых инструментов и нейросетей для подготовки материалов

Административная поддержка

• Контроль исполнения распоряжений и поручений руководителя
• Организация работы приемной руководителя
• Административно-хозяйственное обеспечение и поддержание комфортного рабочего пространства
• Выполнение отдельных поручений личного характера по запросу руководителя
• Содействие в организации личных и семейных мероприятий

Требования:

• Опыт работы секретарем или персональным ассистентом топ-менеджмента в крупных компаниях не менее 3-х лет
• Опыт работы в строительных компаниях будет Вашим преимуществом
• Высшее образование
• Английский язык - разговорный + деловая переписка
• ПК - опытный пользователь (пакет MS Office, в том числе Power Point)
• Понимание принципов работы с соцсетями и интерес к digital-среде (активный аккаунт с живой, вовлечённой аудиторией будет вашим преимуществом)

Личностные и профессиональные качества

• Ориентация на руководителя — умение чувствовать приоритеты и предугадывать потребности
• Самостоятельность — способность расставлять приоритеты и работать без постоянного контроля
• Проактивность — умение доводить задачи до результата без напоминаний и предлагать готовые решения
• Внимательность — точность в работе с цифрами, текстами и оформлением документов
• Стрессоустойчивость — эффективная работа в условиях многозадачности и быстрой смены приоритетов
• Коммуникативные навыки — грамотная устная и письменная речь
• Конфиденциальность — умение работать с чувствительной информацией
• Системное мышление — способность видеть задачу целиком и выстраивать последовательность действий
• Честность и ответственность — надёжность в работе и готовность отвечать за результат

Условия:

• Официальное оформление согласно ТК РФ;
• Работа в стабильной строительной компании;
• Интересные задачи и участие в масштабных проектах;
• Возможности для профессионального и личного роста;
• Красивый офис в исторической части Васильевского острова, комфортные рабочие места, дружественная атмосфера;
• Кофемашина, фрукты и сладости для сотрудников;
• Офисный формат работы по графику: 5/2 с 09:00 до 18:00;
• Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом на собеседовании;
• ДМС после 1 года работы в компании.

Ключевые навыки

• Планирование рабочего дня руководителя
• Работа с большим объемом информации
• Административная поддержка руководителя
• Исполнение личных поручений руководителя
• Английский язык
• Деловое общение
• Письменный перевод
• Деловая коммуникация
• Организация работы приемной
• Организаторские навыки
• Организация деловых поездок
• SMM