Бизнес-ассистент

Описание вакансии

Мы - агентство ALTA, делаем сайты, брендинг и AI-решения для бизнеса. За плечами 150+ проектов, работаем с крупнейшими компаниями из разных стран, блогерами-миллионниками и просто с очень интересными бизнесами.

Наша главная ценность - нести красоту в digital. Наш подход чуть отличается от классического, для нас очень важны смыслы и дизайн нового поколения - с интерактивными элементами и внедрением AI.

Верим, что хороший дизайн способен вызывать эмоции, помогать бизнесу расти и делать мир красивее.

Ищем для нашего Founder компании Бизнес-ассистента

Главная задача - освободить время от операционной координации: структурировать входящие вопросы, контролировать поручения, организовывать календарь, собирать управленческие данные и помогать доводить договорённости до результата.

Что предстоит делать:

• управлять календарём собственника: встречи, созвоны, съёмки, фокусные блоки и поездки;
• принимать и структурировать входящие вопросы от команды;
• собирать необходимую информацию перед принятием решений;
• готовить вопросы собственнику в формате: контекст → варианты → рекомендация → срок;
• фиксировать поручения, ответственных и дедлайны;
• контролировать выполнение договорённостей и заранее сообщать о рисках срыва;
• собирать показатели и статусы от руководителей направлений;
• вести рабочие таблицы, реестры и регулярные сводки;
• работать с финансовым документооборотом: расходы, поступления, счета, платежный календарь, сверки;
• готовить платежи к согласованию и проверять наличие необходимых оснований;
• координировать организационную часть создания контента: съёмки, материалы, монтажёров и сроки;
• взаимодействовать с подрядчиками;
• помогать с организацией встреч, поездок, закупок и других рабочих задач в Казани;
• при необходимости работать с сообщениями собственника: классифицировать обращения, отвечать в рамках согласованных правил и передавать важные вопросы.

Какой результат мы ждём

Через несколько месяцев собственник должен тратить заметно меньше времени на координационную работу, а основные рабочие процессы должны стать прозрачнее и управляемее.

Для нас важно, чтобы:

• поручения не терялись и доходили до результата;
• встречи были подготовлены заранее;
• по важным задачам были понятны ответственный, срок и статус;
• вопросы к собственнику приходили уже подготовленными, а не в формате «что делать?»;
• рабочие и финансовые данные были собраны и проверены;
• контентные и организационные процессы двигались по плану.

Мы ищем человека у которого есть:

Обязательно:

• опыт самостоятельной координации задач и нескольких параллельных процессов;
• уверенная работа с Excel / Google таблицами;
• способность самостоятельно собирать информацию и доводить задачи до результата;
• внимательность к цифрам, срокам и договорённостям;
• умение расставлять приоритеты при постоянно меняющихся вводных;
• готовность взаимодействовать с разными сотрудниками и получать от них необходимые данные;
• способность не только выполнять поручения, но и предлагать решение;
• готовность к полной занятости;
• возможность регулярно работать офлайн в Казани;
• готовность к гибридному и плавающему графику.

Будет преимуществом:

• опыт бизнес-ассистентом предпринимателя или собственника;
• опыт Executive Assistant / Project Coordinator / Project Manager;
• опыт в небольшом или среднем бизнесе;
• работа с платежами, управленческими таблицами или финансовыми реестрами;
• координация подрядчиков;
• организация съёмок или контентных процессов.

Какие качества особенно важны

Нам нужен человек, который:

• доводит начатое до конца;
• умеет определить, что действительно срочно;
• замечает ошибки и расхождения в данных;
• спокойно работает с большим количеством вводных;
• не скрывает проблемы и ошибки;
• умеет сообщать руководителю неприятные факты и одновременно предлагать решение;
• может напомнить о договорённости и аргументированно обозначить последствия изменения приоритетов;
• быстро обучается новым инструментам и процессам.

Что предлагаем:

• фиксированный оклад 80 000 руб. на руки;
• полная занятость;
• гибридный формат работы - ориентировочно 2–3 офлайн встречи в неделю;
• плавающий график, зависящий от встреч, задач и съёмок;
• рабочие расходы, транспорт и согласованные поездки компенсируются отдельно;
• прямое взаимодействие с собственником;
• высокий уровень самостоятельности и возможность постепенно расширять зону ответственности.

При сильных результатах роль может развиваться в сторону операционной координации и управления отдельными бизнес-процессами.

В отклике желательно коротко рассказать:

• с каким руководителем или собственником вы работали;
• какие задачи вы забирали у него полностью;
• какие процессы самостоятельно координировали;
• с какими таблицами, платежами или финансовыми данными работали.

Как будет проходить отбор

• короткое интервью с HR;
• подробное интервью по вашему предыдущему опыту и результатам;
• небольшой практический кейс на приоритизацию, работу с задачами, таблицами и рабочими ситуациями;
• финальная встреча с собственником.

Ключевые навыки

• Анализ бизнес показателей
• Аналитическое мышление
• Организаторские навыки