Начальник Секретариата проректора по научной работе

Описание вакансии

Обязанности:

1. Осуществление общего руководства деятельностью членов коллектива Секретариата, организация коллективной и индивидуальной работы, контроль деятельности коллектива Секретариата в организации

2. Распределение должностных обязанностей между членами коллектива Секретариата, обеспечение их взаимозаменяемости

3. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами

4. Организация работы с посетителями в приемной руководителя

5. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий

6. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя

7. Составление и оформление проектов документов, организация работы с документами в приемной руководителя

8. Осуществление контроля за качеством и своевременностью выполнения членами коллектива Секретариата своих должностных обязанностей

9. Обеспечение оперативного руководителя информацией, организация помощи оперативному руководителю в планировании рабочего времени

10. Организовывать исполнение решений, контроль исполнения поручений оперативного руководителя, в том числе, оформление документально решений, доведение до сведения работников решений оперативного руководителя, проверка исполнения поручений оперативного руководителя в установленный срок, фиксация исполнения поручений, составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решении оперативного руководства

Требования:

1. Образование высшее

2. Умение работать с документами, поручениями, приказами, распоряжениями

3. Приветствуется опыт работы в государственных органах и бюджетных учреждениях, в системе электронного документооборота

4. Грамотная устная и посменная речь

5. Личные качества: аккуратность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности, организованность, наличие аналитических способностей, коммуникабельность, стрессоустойчивость, обучаемость, нацеленность на результат

Условия:

1. Трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством РФ (оплачиваются отпускные и больничные). Заключается Бессрочный трудовой договор

2. Срок испытания - 3 месяца

3. Пятидневная рабочая неделя, с 9:00 до 17:45. Перерыв на обед с 13:00 до 13:45

4. Заработная плата - оклад 76 060, совокупный доход по результатам собеседования

5. Место работы: СПб, Университетская наб. 7/9, Секретариат проректора по научной работе, Организационное управление, Ректорат СПбГУ

Ключевые навыки

• Делопроизводство
• Организация работы приемной
• Протоколирование
• Планирование рабочего дня руководителя
• Административная поддержка руководителя
• Деловая коммуникация
• Пользователь ПК
• Электронный документооборот
• Прием и распределение звонков
• Работа с оргтехникой
• Деловая переписка
• Грамотная речь
• Прием посетителей
• Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Телефонные переговоры
• Контроль исполнения решений
• Работа с большим объемом информации
• Организация деловых поездок
• Грамотность
• Организация совещаний