Бизнес-ассистент в агентство недвижимости на Пхукете

Описание вакансии

DI Phuket Property — агентство недвижимости и инвестиционный бутик на Пхукете.

Ищем сильного бизнес-ассистента, который станет операционным центром команды и будет помогать сотрудникам и руководителям решать организационные, информационные и текущие бизнес-задачи.

Это не классическая позиция секретаря или личного помощника.

Около 80% задач связаны с бизнесом и внутренней работой команды, около 20% — с личными организационными задачами основателя компании.

Обязанности

• координация сотрудников и разных направлений компании;
• помощь в организации внутренних процессов;
• сбор, анализ и структурирование информации;
• подготовка таблиц, документов, отчетов, презентаций и других материалов;
• помощь в найме: поиск кандидатов, первичная коммуникация, организация собеседований;
• участие в онбординге новых сотрудников;
• поиск подрядчиков, сервисов и решений под различные задачи;
• сравнение предложений и подготовка оптимальных вариантов с рекомендациями;
• организация встреч, созвонов, мероприятий и рабочих поездок;
• follow-up по договоренностям и текущим вопросам;
• помощь в работе с CRM, Google Drive, Google Таблицами и другими внутренними системами;
• участие в запуске новых проектов и инициатив;
• выполнение разноплановых операционных задач для команды;
• использование ChatGPT и других AI-инструментов для поиска, анализа и подготовки материалов;
• самостоятельный поиск недостающей информации и вариантов решения задач.

Личные задачи

Около 20% задач могут быть связаны с личной организационной поддержкой основателя компании:

• календарь и записи;
• билеты, поездки и бронирования;
• логистика;
• покупки и доставки;
• поиск подрядчиков;
• бытовые и организационные вопросы.

Здесь важен тот же подход: не просто найти информацию, а предложить готовое решение и довести задачу до результата.

Требования

• высокий уровень организованности;
• системное мышление;
• самостоятельность;
• умение работать с большим количеством разноплановых задач;
• способность быстро разбираться в новых вопросах;
• умение взаимодействовать сразу с несколькими сотрудниками;
• хорошие навыки работы с информацией;
• умение расставлять приоритеты;
• внимательность к деталям;
• ответственность за конечный результат;
• способность спокойно работать при меняющихся вводных;
• умение делать follow-up и возвращать задачи в работу;
• грамотная письменная коммуникация;
• уверенная работа с Google Docs / Sheets / Drive;
• опыт использования ChatGPT и других AI-инструментов будет большим плюсом.

Нам особенно подойдет человек, который

• не ждет подробного ТЗ на каждый шаг;
• самостоятельно ищет решение;
• не пересылает проблему без вариантов;
• умеет быстро переключаться между разными задачами;
• способен координировать нескольких участников;
• не считает задачу выполненной после одного сообщения;
• доводит вопрос до фактического результата.

Условия

• полная занятость;
• работа внутри команды DI Phuket Property;
• высокая степень самостоятельности;
• большое количество разноплановых задач;
• прямое взаимодействие с руководителями и сотрудниками компании;
• возможность влиять на внутренние процессы;
• активное использование AI и современных инструментов в работе;
• формат работы: удаленно / Пхукет — обсуждается индивидуально.

Что важно в этой роли

Главный результат работы бизнес-ассистента — команда тратит меньше времени на организационную и операционную рутину, потому что ассистент забирает значительную часть этих вопросов на себя и доводит их до результата.

Ключевые навыки

• Работа с большим объемом информации
• Аналитическое мышление
• Системное мышление
• Многозадачность
• Контроль сроков
• AI-инструменты
• Координация сотрудников
• Деловая коммуникация