Бизнес-ассистент Генерального директора

Описание вакансии

Апгрейд Стафф - компания в сфере аутсорсинга в строительстве и аутстаффинга персонала. Мы работаем с крупными компаниями в строительстве, логистике, производстве, складской логистике и ритейле.

Сейчас мы развиваем несколько направлений бизнеса и ищем бизнес-ассистента, который станет надежной опорой Генерального директора. Нам нужен не просто исполнитель поручений, а человек, который умеет адаптивно организовывать работу, быстро ориентироваться в новых задачах, находить решения и контролировать результат.

Чем предстоит заниматься:

• Выполнять организационные и операционные поручения Генерального директора;
• Искать подрядчиков, поставщиков, исполнителей и необходимые ресурсы для решения рабочих задач;
• Собирать, проверять, анализировать и структурировать информацию;
• Готовить таблицы, отчеты, презентации и другие рабочие материалы;
• Контролировать выполнение поручений, сроки и договоренности;
• Координировать взаимодействие сотрудников, подрядчиков и партнеров;
• Организовывать рабочие поездки, встречи, трансферы и другие организационные вопросы;
• Вести деловую переписку, проводить переговоры и уточнять необходимую информацию;
• Самостоятельно прорабатывать варианты решения нестандартных задач и предлагать руководителю оптимальные решения;
• Сопровождать запуск новых проектов и контролировать выполнение задач на отдельных этапах;
• Работать с документами, договорами, электронной почтой, CRM и другими сервисами компании.

Что для нас важно:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором проектов или операционным менеджером от 1 года;
• Уверенное пользователь MS Office / Google Workspace и Bitrix24, навыки работы с документами и презентациями;
• Умение быстро находить информацию, проверять ее достоверность и выделять главное;
• Самостоятельность: способность разобраться в задаче, определить последовательность действий и довести ее до результата;
• Развитые коммуникативные навыки: умение спокойно и конструктивно общаться с руководителем, коллегами, подрядчиками и партнерами;
• Организованность, внимательность и умение соблюдать сроки;
• Готовность переключаться между задачами и оперативно реагировать на изменения приоритетов;
• Ответственный подход к договоренностям: если задачу нельзя выполнить в срок или возникли сложности, важно своевременно предупредить руководителя и предложить решение;
• Готовность подключаться к срочным организационным вопросам в рамках рабочих договоренностей.

Будет преимуществом:

• Опыт сопровождения бизнес-проектов;
• Навыки работы с CRM-системами и таск-трекерами;
• Опыт взаимодействия с подрядчиками и поставщиками;
• Умение использовать AI-инструменты для поиска информации, анализа и автоматизации рутинных задач.

Мы предлагаем:

• Прямое взаимодействие с Генеральным директором;
• Участие в развитии нескольких направлений бизнеса;
• Разнообразные задачи с возможностью влиять на процессы и предлагать собственные решения;
• Возможность профессионального роста до операционного менеджера или руководителя проектов;
• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• График работы 5/2;
• Стабильную заработную плату;
• Работу в офисе в команде, ориентированной на результат.

Кого мы ищем Нам нужен человек, которому можно поручить задачу и быть уверенным, что он разберется в деталях, уточнит недостающую информацию, самостоятельно организует процесс и вернется с результатом.

Для нас важны не только профессиональные навыки, но и зрелый подход к работе: конструктивное общение, ответственность за договоренности, гибкость и умение сохранять рабочий настрой даже при высокой нагрузке.

Если вы умеете организовывать процессы, находить решения и готовы развиваться вместе с компанией, будем рады познакомиться.

Ключевые навыки

• Деловая переписка
• Организаторские навыки
• Деловое общение
• Исполнение личных поручений руководителя
• Организация деловых поездок
• Обучение и развитие
• Организация встреч
• Аналитическое мышление
• Контроль исполнения решений
• Планирование рабочего дня руководителя
• Телефонные переговоры
• Системный подход
• Управление процессами
• Навыки межличностного общения
• Проведение переговоров
• Расстановка приоритетов
• Управление временем
• Внутренний контроль
• Организация совещаний
• Бизнес-планирование
• Стратегическое планирование
• Оптимизация бизнес-процессов
• Умение планировать
• Стратегическое мышление