Начальник отдела планирования и организации

Описание вакансии

Помогайте людям превращать «хочу учиться за рубежом» в понятный план и реальные шаги к поступлению.

Mentor Me - EdTech-компания, которая с 2018 года помогает студентам поступать в магистратуру и докторантуру за рубежом.

За это время наши студенты поступили в Yale, Columbia, LSE, Imperial College London, NYU, университеты Калифорнии и другие ведущие университеты мира.

В 2025 году наши выпускники выиграли гранты в среднем на 3 млрд ₸, а каждый 4-й стипендиат «Болашак» - наш выпускник.

Теперь мы ищем руководителя, который будет отвечать за то, чтобы каждый менти последовательно и в срок проходил все этапы программы, а команда кураторов работала чётко и с заботой о клиенте.

Что будет вашим результатом

Ваш результат - соблюдение сроков оказания услуг, высокий процент завершённых этапов, подписанные АВР и высокий NPS.

Вы будете видеть всю картину: сколько менти в работе, на каком они этапе, где команда не успевает и где нужно вмешаться заранее.

Чем предстоит заниматься:

Планировать работу отдела

• составлять годовые, квартальные и месячные планы по прохождению этапов менти;
• рассчитывать пропускную способность кураторов и планировать нагрузку на месяц и год вперёд;
• раскладывать цели до ежедневных показателей и планов;
• собирать и анализировать статистику, находить причины падений и роста

Контролировать сроки и качество

• следить за движением менти по индивидуальным планам (этапы 1-6) и не допускать задержек;
• проводить ежедневные 15-минутные утренние координации: расставлять приоритеты и задачи на день;
• организовывать и контролировать своевременное подписание АВР по завершённым этапам;
• каждую неделю и каждый месяц замерять ключевые метрики: закрытые этапы, подписанные АВР, объём оказанных услуг.

Заботиться о клиентах

• проактивно находить «затихших» и недовольных менти, не дожидаясь жалоб;
• лично отрабатывать претензии и предотвращать возвраты средств;
• следить за стандартами коммуникации: скоростью ответа, эмпатией и проактивностью кураторов

Управлять командой кураторов

• делегировать задачи и перераспределять нагрузку при отпусках, болезнях и других форс-мажорах;
• проводить онбординг новых кураторов;
• регулярно проверять качество работы (3-5 инспекций в неделю) и давать развивающую обратную связь.

Поддерживать порядок в системе

• работать с Bitrix, Google Sheets, платформой Mentor Me и другими рабочими инструментами;
• следить, чтобы данные, задачи и учёт времени по клиентам были актуальны.

Здесь много системной работы с цифрами и процессами. Поэтому нам важно не просто «быть занятым», а видеть, что должно быть готово в итоге, и доводить каждый цикл до конца.

Нам важно, чтобы вы:

• имели от 2 лет опыта на позициях руководителя отдела сопровождения (Customer Success Lead), старшего PM или операционного менеджера;
• мыслили аналитически: умели планировать ресурсы, считать пропускную способность команды и видеть узкие места на месяцы вперёд;
• уверенно работали с Google Таблицами или Excel: строили модели, сводные таблицы и графики трендов;
• умели управлять проектами: планировать риски и работать со строгими дедлайнами;
• обладали высоким эмоциональным интеллектом, умели вести сложные переговоры и находить решения, которые устраивают всех;
• умели делегировать, контролировать исполнение и строить сильную команду;
• действовали на опережение и не ждали, пока проблема дойдёт до эскалации.

Особенно ценно, если вы работали в образовательной сфере или сопровождении клиентов.

Что мы предлагаем:

• оклад + KPI от объёма фактически оказанных услуг (на основе подписанных АВР за месяц);
• график 5/2, 09:00-18:00;
• работу в команде Mentor Me со средним возрастом 26 лет;
• понятные регламенты, прописанные процессы, оцифрованные статистики и поддержку руководства;
• скидки в Технофит и на курсы английского языка;
• бесплатное прохождение Gallup-теста;
• корпоративную библиотеку с книгами для профессионального и личного развития;
• возможность влиять на архитектуру процессов и развивать команду в быстрорастущей EdTech-компании;
• участие в социально значимом проекте: вы помогаете молодым людям поступать в топовые университеты мира и выигрывать гранты.

Если вам нравится строить систему, в которой команда успевает всё и клиенты доходят до результата, будем рады познакомиться.

Оставляйте отклик. Возможно, именно вас мы ищем в команду Mentor Me.

Ключевые навыки

• Планирование
• Работа с большим объемом информации
• Оперативное планирование
• Руководство коллективом
• Деловая коммуникация
• Управление командой